Was sind die verschiedenen Arten von Finanzbuchhaltungssystemen?
Finanzbuchhaltungssysteme können manuelle Systeme sein, in der Regel handelt es sich jedoch um Softwareprogramme. Normalerweise ist ein Finanzbuchhaltungssystem Teil eines größeren Softwaresystems, das allgemeine Verwaltungsdienste für ein Unternehmen bereitstellt, es kann sich jedoch auch um eigenständige Programme handeln. Buchhaltungssysteme können nach der Art der Organisation klassifiziert werden, in der sie verwendet werden, nach der Methode zur Organisation der Finanzen und nach der Methode, mit der das Buchhaltungssystem Transaktionen erkennt, einschließlich des Erwerbs von Bargeld und der Ausführung von Zahlungen. Zu den gängigen Methoden für Finanzbuchhaltungssysteme gehören Prozess-, Konto- und Transaktionsanalysesysteme. Finanzbuchhaltungssysteme können auch auf die Art der Organisation abgestimmt werden, unabhängig davon, ob es sich bei der Organisation um eine Regierungsabteilung, eine Schule oder ein Einzelhandelsunternehmen handelt.
Prozesse, die von Finanzbuchhaltungssystemen durchgeführt werden, sind vielfältig, umfassen jedoch Cash-Management-Verfahren, Gehaltsabrechnungsverfahren und Steuerverfahren. Sie können auch die Ausgaben der Mitarbeiter abwickeln, einschließlich Erstattungen für Arbeitsausgaben wie Mahlzeiten und Reisen. Je nach Organisation kann ein Finanzbuchhaltungssystem zusätzliche Funktionen für andere Aspekte des täglichen Geschäfts enthalten.
Die Funktionen variieren zwischen den Finanzbuchhaltungssystemen, was bedeutet, dass kein System für alle Arten von Organisationen am besten geeignet ist. Es ist wichtig, die Funktionen eines Buchhaltungssystems an die Bedürfnisse des Benutzers anzupassen. Beispielsweise verwalten Finanzbuchhaltungssysteme für Bildungseinrichtungen in der Regel neben der Abwicklung von Finanzbeiträgen auch die Betriebsfinanzen. Die Finanzen einer Schule oder Universität würden Bildungs- und allgemeine Ausgaben einschließen, während ein Buchhaltungssystem für ein Einzelhandelsunternehmen möglicherweise Kategorien für Rohstoffe und Einzelhandelsverkäufe verwalten muss.
Die Wahl des richtigen Buchführungssystems ist besonders wichtig, wenn es um die Finanzierung einer großen Organisation wie einer Universität oder eines öffentlichen Schulsystems geht. Bei der Verwaltung von Finanzierungsarten für eine Bildungseinrichtung können die Kategorien Darlehen, Stiftungen und Finanzmittel von Regierungsorganisationen umfassen. Diese Finanzierungsquellen müssen häufig separat erfasst und verarbeitet werden, da einige Fonds eingeschränkte Zwecke oder Finanzierungsbedingungen haben, die die Art und Weise ändern, in der ein Buchhalter seine Transaktionen erfassen muss.
Finanzbuchhaltungssysteme unterscheiden sich häufig, wenn sie für unterschiedliche Zwecke verwendet werden. Systeme zur Analyse der Unternehmensfinanzen für Investitionszwecke durch einen Benutzer außerhalb des Unternehmens unterscheiden sich in Schnittstelle und Funktion von betrieblichen Finanzbuchhaltungssystemen, die sich mit den Aufgaben der Eingabe von Finanzdaten und der Verwendung von Finanzinformationen innerhalb des Unternehmens befassen. Dies liegt hauptsächlich daran, dass ein Investor, der Finanzinformationen für ein Unternehmen betrachtet, andere Informationen und Funktionen benötigt als ein Unternehmensmanager von internen Finanzmanagementsystemen.
Die Softwareprogramme mit Finanzbuchhaltungssystemen verfügen im Allgemeinen über Funktionen wie Personal-, Planungs- und Prozessmanagement. Multifunktionsmanagement-Softwaresysteme ermöglichen es einem Unternehmen, Informationen in mehrere Abteilungen des Unternehmens zu integrieren und auszutauschen. Mithilfe dieser Systemtypen kann eine Organisation wie eine Schule direkt Informationen eingeben, die allen autorisierten Parteien innerhalb des Systems zur Verfügung stehen, was den Betrieb beschleunigt und möglicherweise die Genauigkeit der Informationen innerhalb des Systems erhöht.