Was sind die verschiedenen Arten von Petty Cash-Verfahren?
Bargeldverfahren werden von Unternehmen oder anderen Organisationen eingerichtet, um mit kleinen Bargeldmengen umzugehen. Dieses als Portokasse bezeichnete Bargeld wird für kleinere Einkäufe verwendet, anstatt einen Scheck auszustellen oder eine Firmenkreditkarte zu verwenden. Ein Unternehmen wird eine Depotbank beauftragen, deren Aufgabe es ist, sicherzustellen, dass alle Gelder durch eine Quittung oder andere geeignete Unterlagen verbucht werden.
In der Regel weniger als 250 US-Dollar, ermöglicht ein Portokassenfonds die Verwendung von Bargeld für kleine Einkäufe oder Erstattungen, ohne umständlich einen Scheck auszustellen. Ein Portokasse kann auch die Notwendigkeit ersetzen, Firmenkreditkarten an mehrere Personen auszustellen, die kleine Einkäufe tätigen. Dies reduziert wiederum die Haftung für das Unternehmen.
Wenn noch kein Portemonnaie-Fonds eingerichtet wurde, müssen Portemonnaie-Verfahren eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass alle Gelder ordnungsgemäß nachverfolgt und überwacht werden. Manchmal werden regelmäßig Einkäufe getätigt, die unter einen bestimmten Dollarbetrag fallen und es daher ineffizient machen, einen Scheck zur Erstattung auszustellen. In diesem Fall sollte man sich an einen Manager oder Controller eines Unternehmens wenden, um einen Portokassenfonds einzurichten.
Wenn bereits ein Portemonnaie-Fonds vorhanden ist, ist es wichtig, über die richtigen Portemonnaie-Verfahren zu verfügen, um das Geld nachverfolgen zu können. Dies geschieht auf zwei Arten: Erstattung oder Vorauszahlung. Die Rückerstattung erfolgt, wenn bereits ein Kauf getätigt wurde und eine Person eine Quittung oder andere Unterlagen einreicht, um die Rückzahlung für ausgegebenes Geld zu erhalten. Eine Vorauszahlung erfolgt, wenn für einen noch nicht getätigten Kauf Bargeld ausgezahlt wird. In diesem Fall sollte zum Zeitpunkt der Auszahlung ein Gutschein oder eine andere Dokumentation in die Kasse eingelegt werden. Dieser Gutschein zeigt, wer das Geld ausgezahlt hat und wer das Geld erhalten hat, sowie das Datum, den Zweck und andere relevante Informationen. Der Gutschein verbleibt in der Kasse, bis eine Quittung an die Depotbank zurückgesandt wird.
Die Depotbank des Portokassenfonds wird in der Regel im Portokassenverfahren eingerichtet. Dies ist normalerweise eine bestimmte Position, wie z. B. Office Manager, die der Aufgabe zugewiesen ist. Die Depotbank ist dann für den gesamten Kassenbestand verantwortlich. Zu jedem Zeitpunkt muss der Geldbetrag im Portokassenfonds zuzüglich der Gutscheine dem ursprünglichen Gesamtbetrag des Fonds entsprechen.
Detaillierte Kassenverfahren sind für die Nachverfolgung des Geldes innerhalb des Kassenbestands unerlässlich. Dies liegt daran, dass bei Bargeld ein Missbrauchspotenzial besteht. Ein Portemonnaie-Fonds sollte regelmäßig von einer Aufsichtsbehörde überwacht werden, um Unstimmigkeiten oder potenzielle Probleme festzustellen.