Was ist ein Kontrollkonto?
Ein Kontrollkonto ist ein Sammelkonto in einem Finanzhauptbuch, das die Details eines Kontos in einem Nebenbuch sammelt. In Hauptbüchern werden alle Finanztransaktionen innerhalb eines Unternehmens nachverfolgt. Die in einem Nebenbuch verwalteten Informationen sind die Details, die die Informationen im Hauptbuch unterstützen. Nebenbücher werden verwendet, um eine Vielzahl von Posten zu verfolgen, die sich in einem Hauptbuch ansammeln, einschließlich Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Inventar und Einnahmen. Zusätzlich zu den Transaktionsbeträgen enthalten die Nebenbücher häufig Namen, Standorte, Beschreibungen und Daten. Jede Nebenbuchposition verfügt normalerweise über ein Kontrollkonto im Hauptbuch.
Die Buchhaltungsabteilungen verwenden die aus dem Hauptbuch generierten Probesalden, um monatliche, vierteljährliche und jährliche Finanzdaten zu sammeln. Im Allgemeinen benötigen Buchhaltungsabteilungen selten die Art von Details, die in einem Nebenbuch nachverfolgt werden. Beispielsweise muss eine Debitorenabteilung auf Kundendaten wie eine Telefonnummer zugreifen können, um potenziell einen Kunden bezüglich nicht bezahlter Salden zu kontaktieren. Die Buchhaltungsabteilung würde jedoch in den meisten Situationen die Summe der ausstehenden Forderungen bevorzugen und nicht die Kundeninformationen, die an bestimmte Transaktionen gebunden sind. Immer wenn eine Debitorenabteilung einen fälligen Betrag in einem Kundendatensatz aktualisiert, wird das Steuerkonto im Hauptbuch mit der Änderung aktualisiert, wodurch ein sofortiger Zugriff auf den gesamten Debitorenbestand möglich ist.
Ein Kontrollkonto wird aktualisiert, wenn die Nebenbücher systematisch Informationen an das Hauptbuch übertragen. Der Zeitpunkt der Aktualisierung von Kontrollkonten hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der Komplexität der beteiligten Systeme, der Größe des Unternehmens und sogar der Planung von Abschlussaktivitäten zum Monatsende. In größeren Unternehmen ist das Hauptbuchsystem in der Regel ein eigenes unabhängiges Softwaresystem, das von den Nebenbüchern getrennt ist und Transaktionen für Posten wie Forderungen oder Lagerbestände nachverfolgt. In solchen Situationen sind die Kontrollkonten möglicherweise nicht den ganzen Monat über auf dem neuesten Stand, da die Planung der Informationsübertragung zwischen dem Neben- und dem Hauptbuch nicht in Echtzeit erfolgt. Kleinere Unternehmen haben möglicherweise nicht dasselbe Problem, da die Haupt- und Nebenbücher in einem Softwarepaket enthalten sein können.
Einer der Vorteile von Kontrollkonten ist das Potenzial für eine stärkere Aufgabentrennung, die zur Begrenzung von Fehlern und Betrug beiträgt. Häufig sind die Personen, die zur Nachverfolgung der Daten in den Nebenbüchern erforderlich sind, von den Personen getrennt, die die Finanzdaten sammeln. Daher werden bei der Erstellung des Jahresabschlusses Abstimmungen zwischen Kontrollkonten und Nebenbüchern durchgeführt, um sicherzustellen, dass für einen bestimmten Posten der richtige Saldo gemeldet wird. Letztendlich ermöglichen Kontrollkonten eine einfachere und schnellere Erfassung von Finanzdaten für die Buchhaltungsabteilungen.