Was ist eine Gutschrift?
Eine Gutschrift, die auch als Gutschrift oder Gutschrift bezeichnet wird, ist ein Dokument, das von einem Verkäufer oder Lieferanten an einen Kunden ausgestellt wird. Das Dokument wird in der Regel verwendet, um eine Art Rabatt auf die Preisgestaltung zu gewähren, die normalerweise dem Kunden gewährt wird, indem entweder ein Bargeldrabatt für diesen Kunden autorisiert wird oder der abgezinste Betrag von dem Saldo abgezogen wird, der aufgrund von Transaktionen fällig ist, die dem Kunden noch nicht in Rechnung gestellt wurden. Der Abschlag kann in Form eines Prozentsatzes von diesen Gebühren oder eines tatsächlichen Dollarbetrags erfolgen, abhängig von den Richtlinien und Verfahren des Unternehmens, das die Gutschrift ausstellt.
Eine Gutschrift wird manchmal als internes Dokument verwendet, um Rabatte zu verarbeiten, die einem Kunden im Rahmen einer Werbekampagne gewährt werden. Zum Beispiel kann der Verkäufer die Durchführung einer Aktion verlängern, die bestimmten Kunden einen Rabatt von 5% auf die nächsten drei aufgegebenen Bestellungen gewährt. Wenn diese Bestellungen aufgegeben werden, wird für jede dieser Bestellungen eine Gutschrift generiert, die die Standardpreise für die bestellten Artikel widerspiegelt. Der auf der Bestellung fällige Gesamtbetrag wird dann um 5% reduziert, wobei sowohl der ursprüngliche als auch der angepasste Gesamtbetrag auf der Bestellrechnung erscheinen. In der Regel wird der Grund für die Gutschrift auch auf dem Schein und der Rechnung dokumentiert. Auf diese Weise kann der Kunde sehen, wie viel bei dieser Bestellung tatsächlich gespart wurde.
Es gibt Situationen, in denen eine Gutschrift verwendet wird, um Kunden für Unannehmlichkeiten zu entschädigen, die bei der Nutzung der Dienste eines bestimmten Unternehmens entstehen. Beispielsweise kann ein Telekonferenzunternehmen eine Gutschrift auf der Rechnung für eine bestimmte Telefonkonferenz ausstellen, wenn die Qualität dieser Telekonferenz durch Faktoren beeinträchtigt wird, die von dem Unternehmen stammen, das den Dienst bereitstellt. In diesem Szenario stellt der Konferenzanbieter eine Gutschrift oder eine Notiz aus, mit der ein Teil oder sogar alle mit dem Anruf verbundenen Gebühren abgeschrieben werden. Eine Rechnung für den Anruf wird noch gedruckt, enthält jedoch sowohl die ursprünglichen Gebühren als auch den Betrag des Guthabens sowie den bereinigten fälligen Saldo. Hier besteht das Ziel darin, den Schaden zu beheben, der durch den minderwertigen Service des Kunden entstanden ist, und den Kunden zu einem erneuten Versuch des Telekonferenzanbieters zu motivieren.
Die Verwendung einer Gutschrift ist auch für den internen Rechnungslegungsprozess wichtig. Durch die Dokumentation von Rabatten, die für einen bestimmten Zweck gewährt werden, können Unternehmen feststellen, wie viel Umsatz in den einzelnen Perioden als Ergebnis dieser Gutschriften verloren geht. Dies kann besonders wichtig sein, da Unternehmen nicht nur die Gesamtsummen, sondern auch die Gründe für die Gutschriften nachverfolgen können. Sollte eine Analyse der Gutschriftsaktivität für einen bestimmten Zeitraum ergeben, dass ein wiederkehrender Servicefehler einen erheblichen Teil der ausgegebenen Gutschriften ausmacht, können Maßnahmen ergriffen werden, um die Angelegenheit zu korrigieren und letztendlich dem Unternehmen eine beträchtliche Menge an Geld zu ersparen.