Was ist ein Lieferschein?
Ein Lieferschein ist ein Dokument, das die Zustellung einer Nachricht, eines Objekts oder einer Bestellung bestätigt. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Lieferscheine zu verwenden, z. B. für den Postaustausch sowie für die Protokollierung von Bestellungen, die von einem Unternehmen zur Zustellung gesendet wurden. Generische Versionen, die Unternehmen bei Bedarf ausfüllen können, sind verfügbar. Viele Softwareprogramme, die für den Versand entwickelt wurden, erstellen auch Lieferscheine.
Eine übliche Einstellung für diese Art von Dokumenten ist die Post, bei der Absender gegen eine zusätzliche Gebühr einen Zustellbeleg anfordern können. Wenn die E-Mail eintrifft, muss ein Empfänger sie unterzeichnen und die Zustellung bestätigen. Auf diese Weise weiß der Absender, dass die E-Mail sicher angekommen ist. Dies kann wichtig sein, wenn eine Frist oder eine ähnliche Maßnahme vorliegt und der Absender im Streitfall Unterlagen haben möchte. Wenn eine Anwältin behauptet, sie habe nicht rechtzeitig eine Mitteilung erhalten, kann der Absender den Lieferschein verwenden, um das Gegenteil zu beweisen.
E-Mail kann auch mit einer Versandbelegoption geliefert werden. Einige automatisierte Mailingsysteme generieren Quittungen, damit Absender wissen, dass ihre E-Mails sicher angekommen sind. Dies ist besonders im Kundenservice üblich, wo die Quittung auch eine Referenznummer und einen Zeitrahmen enthält, damit der Absender weiß, wann er mit einer Rückmeldung rechnen kann. Diese E-Mail stammt von einer automatisierten Adresse, und Absender werden darauf hingewiesen, dass sie keine E-Mails an diese Adresse senden können und eine Antwort erwarten.
In der Schifffahrt setzen viele Unternehmen ein Lieferscheinsystem ein, um dem Risiko von Kundenforderungen zu begegnen. Wenn der Kunde eine Sendung erhält, muss er diese überprüfen und einen Lieferschein unterzeichnen, aus dem hervorgeht, dass er die Sendung vollständig erhalten hat. Da die Sendungen häufig dicht verpackt sind und der Lieferservice darauf wartet, mit der nächsten Lieferung fortzufahren, können Kunden die Formulare ohne Prüfung unterschreiben und haben ein kurzes Fenster, in dem sie Einwände gegen das Formular erheben können. Eine Buchhandlung könnte beispielsweise die Dokumentation signieren und dann feststellen, dass ein Titel tatsächlich mehrere Exemplare enthält, und eine Rückerstattung oder einen erneuten Versand beantragen.
Der Lieferschein geht in die Versandunterlagen ein. Wenn ein Kunde behauptet, dass etwas nie eingetroffen ist, kann das Unternehmen den Lieferschein ziehen, um die Situation zu untersuchen. Es kann vorkommen, dass Produkte an eine falsche Adresse geliefert wurden oder nicht von einem autorisierten Vertreter unterschrieben wurden. Es könnte auch festgestellt werden, dass die Sendung nach seinen Aufzeichnungen an die richtige Person am richtigen Ort geliefert wurde und das Unternehmen keinen Rückgriff hat.