Was ist eine Pro-Forma-Rechnung?
Pro-forma bedeutet im Lateinischen "als Formsache". Der Begriff wird in verschiedenen Branchen verwendet, und bei jedem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen kann eine Pro-forma-Rechnung verwendet werden. Da es vor dem eigentlichen Verkauf vorgelegt wird, gilt es nicht als offizielle Rechnung. Vielmehr wird es häufig als eine Vereinbarung zwischen einem Käufer und einem Verkäufer verwendet, in der der Käufer einverstanden ist, einen Artikel oder eine Dienstleistung vom Verkäufer zu einem bestimmten Preis zu kaufen. Die Informationen auf dieser Art von Rechnung stimmen in der Regel mit denen auf der Handelsrechnung überein, nachdem die Transaktion bestätigt wurde, obwohl sich gelegentlich einige Details ändern können.
Eine typische Standardrechnung enthält normalerweise das Datum, den Namen und die Kontaktinformationen des Käufers und des Verkäufers. Außerdem werden der Preis pro Einheit des zu verkaufenden Artikels oder der zu verkaufenden Dienstleistung sowie eine Beschreibung der einzelnen und der Gesamtpreis aufgeführt. Zusätzliche relevante Details, wie die Zahlungsweise und das Datum der Lieferung des Artikels oder der Dienstleistung, befinden sich häufig auch auf der Handelsrechnung. Eine Pro-forma-Rechnung enthält in der Regel alle diese Informationen. In einigen Fällen kann sich der Preis jedoch ändern, bevor die Transaktion abgeschlossen ist. Einige Unternehmen bieten zunächst nur ein allgemeineres Formular an. In diesem Fall werden die tatsächlichen Einzelheiten des Verkaufs erst ausgefüllt, nachdem er stattgefunden hat.
Nicht jeder entscheidet sich für die Verwendung einer Pro-forma-Rechnung, diese wird jedoch häufig vor dem Abschluss des Verkaufs empfohlen, um Missverständnissen vorzubeugen. Es wird normalerweise als wünschenswerter angesehen als ein Zitat, da so viele Details enthalten sind. Auf dem Formular ist nicht nur der Preis angegeben, sondern es sind auch andere relevante Details wie das Lieferdatum und die Zahlungsbedingungen angegeben, damit es auf beiden Seiten keine Überraschungen gibt. Viele Personen, die eine große Menge von Produkten auf einmal kaufen oder möglicherweise eine Finanzierung benötigen, fordern vor der offiziellen Transaktion eine Pro-forma-Rechnung an.
Obwohl eine Pro-forma-Rechnung selten als offiziell angesehen wird, wird sie manchmal akzeptiert, wenn keine handelsüblichen Rechnungen verfügbar sind. Manchmal wird es ausgestellt, um eine Vorauszahlung zu erhalten, bevor eine Dienstleistung erbracht oder ein Produkt versandt wird. In jedem Fall erfolgt die Ausstellung in der Regel erst, wenn die meisten Transaktionsdetails bekannt sind und von beiden Parteien vereinbart wurden. In der Regel wird nichts in den Verbindlichkeiten oder Forderungen erfasst, bis die offizielle Handelsrechnung erstellt wurde.