Was ist ein Buchhaltungsnachweis?
Ein Buchungsbeleg ist jede Art von elektronischem oder gedruckten Dokument, das Informationen über den Finanzstatus einer Person oder eines Unternehmens enthält. Datensätze dieses Typs werden verwendet, um detailliertere Buchhaltungsdatensätze wie Bücher, Journale und andere Arten von Buchhaltungsbüchern zu erstellen. Die Hauptfunktion dieser Dokumente besteht darin, einen genauen Verlauf aller Finanztransaktionen zu erstellen, die sich auf einen bestimmten Zeitraum beziehen, einschließlich der erhaltenen Einnahmen sowie der Auszahlungen für relevante Ausgaben. Diese Geschäftsbücher ermöglichen neben Geldtransaktionen auch die Ermittlung des Saldos zwischen Aktiva und Passiva.
Im Rahmen der Erstellung und Pflege der Geschäftsbücher sind eine Reihe von Dokumenten enthalten. Von einem Unternehmen ausgestellte Rechnungen sind eines der grundlegenden Dokumente, die in Büchern und Journalen vermerkt und nachverfolgt werden. Die Rechnungen ermöglichen es, potenzielle Einnahmen zu verfolgen, mit denen das Unternehmen vernünftigerweise rechnen kann. Durch die Eingabe der Rechnungen und der Rechnungsbeträge in die Geschäftsbücher ist es viel einfacher, Schecks oder andere Zahlungsmittel anzuwenden, die vom Kunden bei ihrem Eintreffen überwiesen werden und für die Einzahlung auf ein Bankkonto vorbereitet sind.
Rechnungen, die sich auf von einem Unternehmen getätigte Einkäufe beziehen, sind ebenfalls von wesentlicher Bedeutung für die Führung genauer Geschäftsbücher. Wie bei den Rechnungen, die von einem Unternehmen ausgestellt wurden, müssen die eingegangenen Rechnungen in den Kreditorenbuchhaltungsunterlagen protokolliert werden, um die Erstellung eines Zeitplans für die Ausstellung der Zahlungen für diese Rechnungen zu vereinfachen. Der Scheck oder die Zahlungsweise, die zur Begleichung des Saldos auf diesen Rechnungen verwendet wird, wird ebenfalls als Buchungsbeleg betrachtet und normalerweise in den Verbindlichkeiten in Verbindung mit der entsprechenden Rechnung vermerkt.
Alle mit dem Geschäftsbetrieb verbundenen Geldtransaktionen gelten als Buchungsunterlagen der einen oder anderen Art. Sowohl manuelle als auch elektronische Kopien werden in Akten aufbewahrt, wodurch die Prüfung von Journaleinträgen und die Sicherstellung, dass alle Aufzeichnungen in der richtigen Reihenfolge vorliegen, erheblich vereinfacht wird. Wenn allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze befolgt werden, ist es viel einfacher, ordnungsgemäße Aufzeichnungen von Vermögenswerten, Verbindlichkeiten und Untergruppen dieser Aufzeichnungen abzurufen, die sich auf Verbindlichkeiten oder Forderungen beziehen.
Aus steuerlichen Gründen ist es häufig erforderlich, in irgendeiner Form genaue Geschäftsbücher zu führen. Dies gilt sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmen. Wenn Kopien der wesentlichen Belege nicht aufbewahrt werden, kann dies häufig zu Problemen führen, wenn eine Steuerprüfung aufgerufen wird, und es kann dazu kommen, dass bestimmte Abzüge mangels Unterlagen nicht zulässig sind. Aus diesem Grund verwenden viele Einzelpersonen und Unternehmen Buchhaltungssoftware, um alle Einträge in Ordnung zu halten. Gleichzeitig werden Kopien von Schecks, Rechnungen und anderen Belegen aufbewahrt, die die Einträge in den Buchhaltungsbüchern selbst belegen.