Was ist eine Spesenabrechnung?
Eine Spesenabrechnung ist ein Dokument, in dem die Ausgaben aufgeführt sind, die während eines bestimmten Zeitraums oder während der Ausführung einer bestimmten Aufgabe oder eines bestimmten Auftrags anfallen. Eine Spesenabrechnung kann sehr umfangreich sein und manchmal ganze Abteilungen innerhalb eines Unternehmens abdecken, oder die Berichte können individualisiert werden und nur für einen Mitarbeiter und eine Aufgabe gelten. In den meisten Fällen werden Spesenabrechnungen verwendet, um Ausgaben zu dokumentieren, die erforderlich werden, wenn Mitarbeiter außerhalb der normalen Büroumgebung arbeiten. In den meisten Fällen werden die Spesenabrechnungen von den Abteilungsleitern geprüft und dann an das Rechnungswesen weitergeleitet.
Manchmal werden Spesenabrechnungen ausschließlich zum Zwecke der Erstattung von Mitarbeitern verwendet. Dies gilt für einen Mitarbeiter, der sich außerhalb des Büros befindet und seine eigenen Mittel für geschäftliche Ausgaben verwenden muss. Um eine Erstattung zu erhalten, muss der Mitarbeiter in der Regel eine Spesenabrechnung einreichen und Belege beifügen, die die Ausgaben bestätigen.
Einige Mitarbeiter erhalten Spesenabrechnungen. Dies ist ein festgelegter Geldbetrag, der ihnen zur Verfügung steht, wenn sie nicht im Büro sind, aber berufliche Tätigkeiten ausüben. Mitarbeiter mit Spesenabrechnungen müssen, obwohl sie kein eigenes Geld verwenden, in der Regel noch eine Spesenabrechnung einreichen, um ihre Ausgaben zu dokumentieren. In vielen Fällen werden Ausgabenkontoguthaben auf einer Kredit- oder Debitkarte des Unternehmens gespeichert, die dem einzelnen Mitarbeiter ausgestellt wurde.
Mahlzeiten werden üblicherweise auf Spesenabrechnungen abgelegt. Dies gilt insbesondere für Mitarbeiter, deren Arbeit es erfordert, dass sie verreisen oder viel Zeit außerhalb des Büros verbringen. Mitarbeiter, die im Verkauf tätig sind, sind häufig viel unterwegs, und in vielen Fällen werden sie von den Arbeitgebern für Mahlzeiten auf Reisen vergütet. Andere Fälle, in denen Mahlzeiten als Kosten betrachtet werden können, umfassen Mahlzeiten, bei denen das tatsächliche Geschäft besprochen wird, oder in Fällen von Kundenunterhaltung.
Andere Arten von Ausgaben, die häufig in einer Spesenabrechnung erscheinen, umfassen Unterkunfts-, Benzin- und Wäscheservice. Transportkosten wie Flugtickets, Bahntarife und Autovermietungen werden ebenfalls häufig dokumentiert. In der Regel können die meisten Waren oder Dienstleistungen, die während der Geschäftstätigkeit eines Mitarbeiters erforderlich sind, erstattet werden.
Die meisten Unternehmen überwachen die Spesenabrechnungen sorgfältig. Sie suchen nach Spikes bei den Ausgaben oder nach anderen Hinweisen, die darauf hindeuten, dass ein Mitarbeiter seine Gelder schlecht verwaltet. In einigen Fällen können Arbeitgeber Ausgabenbeschränkungen für bestimmte Artikel festlegen. Zum Beispiel kann der Mitarbeiter eine Obergrenze für den Geldbetrag haben, der pro Nacht für die Unterkunft ausgegeben werden kann. Alle über diese Zuteilung hinausgehenden Mittel würden in der Verantwortung des Arbeitnehmers liegen.