Was ist ein Incumbency-Zertifikat?
Ein Incumbency Certificate ist ein Dokument, in dem die leitenden Angestellten eines Unternehmens und die Positionen, die sie einnehmen, aufgeführt sind. Solche Dokumente werden in der Regel von Unternehmenssekretären erstellt und müssen per Gesetz der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Personen, die Informationen zu den Amtsinhabern eines Unternehmens wünschen, können beim Sekretär eine Kopie des Amtsscheins anfordern. Diese Informationen werden bei Bedarf aktualisiert, um der Umstrukturierung des Unternehmens Rechnung zu tragen. Sie werden auch bei den staatlichen Aufsichtsbehörden eingereicht, um sie über die Geschäftstätigkeit des Unternehmens auf dem Laufenden zu halten.
Der Begriff "Amtsinhaber", der "Amtsinhaber" bedeutet, wird in der Politik häufig verwendet, bezieht sich jedoch auch auf die leitenden Angestellten eines Unternehmens, wie z. B. den Präsidenten, den Finanzvorstand und den Vorstandsvorsitzenden. Die Organisationsstruktur eines Unternehmens kann unterschiedlich sein. Daher sind die Berufsbezeichnungen der amtierenden Unternehmen nicht immer einheitlich, und die Aufgabenverteilung zwischen zwei Personen mit der gleichen Position in verschiedenen Unternehmen ist nicht unbedingt konsistent.
Unternehmenssekretäre sind für die Führung der Unternehmensunterlagen verantwortlich. Diese Aufzeichnungen sind in der Regel gesetzlich vorgeschrieben, und die Arbeit des Sekretärs unterstützt die anderer leitender Angestellter, die juristische Dokumente einreichen und Informationen über historische Ereignisse in einem Unternehmen bereitstellen müssen. In Fällen, in denen der Sekretär als amtierender Beamter gilt, kann es erforderlich sein, dass ein anderer Beamter die Bescheinigung gegenzeichnet, damit sie gültig ist. Andernfalls ist nur die Unterschrift des Sekretärs auf dem Dokument erforderlich.
Das Incumbency-Zertifikat listet einfach Namen und Berufsbezeichnungen ohne zusätzliche persönliche Informationen auf. Wie andere öffentliche Einreichungen fördert es die Transparenz, indem es Mitgliedern der Öffentlichkeit, die ein Interesse haben könnten, Informationen darüber bereitstellt, wie ein Unternehmen organisiert und geführt wird. Dies kann sowohl Aktionäre als auch andere Unternehmen und Personen umfassen, die sich Gedanken darüber machen, wie ein Unternehmen Geschäfte tätigt. Im Falle einer Umstrukturierung oder Neueinstellung können die Mitarbeiter eine neue Kopie der Incumbency-Bescheinigung anfordern, um aktuelle Informationen über die leitenden Angestellten des Unternehmens zu erhalten.
Incumbency-Zertifikate können für alle Zwecke verwendet werden, von der Feststellung, an wen eine rechtliche Anmeldung gerichtet werden soll, bis hin zu weiteren Informationen über die interne Organisation eines Unternehmens. Andere öffentliche Unterlagen wie ein Prospekt können auch für die Recherche nach einem Unternehmen nützlich sein. Diese Informationen gelten nicht als urheberrechtlich geschützt und müssen auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden, egal wer danach fragt. Personen, die Informationen anfordern, müssen auch nicht angeben, warum sie interessiert sind oder wie die Informationen verwendet werden.