Was ist automatisierte Buchhaltung?
Automatisierte Buchhaltung ist ein Ansatz, um mit Hilfe von Buchhaltungssoftware Buchhaltungsunterlagen auf dem neuesten Stand zu halten. Unternehmenssoftware dieses Typs wird häufig so konfiguriert, dass eine einfache gegenseitige Buchung von Forderungen und Verbindlichkeiten möglich ist, sodass keine Mehrfachbuchungen erforderlich sind, um die Buchhaltungsunterlagen in Übereinstimmung mit den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen zu führen. Viele der gängigeren automatisierten Buchhaltungssysteme können an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden, das die Software kauft. Dies ermöglicht die Erstellung von benutzerdefinierten Berichten sowie die Verwendung der im Softwarepaket enthaltenen Standardberichtsformate.
Der Prozess der automatisierten Abrechnung kann beim Buchen von Gutschriften und Lastschriften viel Zeit sparen. Die meisten Buchhaltungssoftwarepakete müssen nicht, wie bei herkömmlichen Methoden üblich, Einträge in verschiedenen Büchern vornehmen, sondern sind so strukturiert, dass die Transaktion manuell in einem Feld auf einer Seite eingegeben werden kann. Von dort aus verknüpft die Software die Transaktion automatisch mit allen anderen relevanten Datensätzen im Softwarepaket. Sobald die Transaktion eingegeben wurde, werden die Daten in jeden Bericht aufgenommen, der so strukturiert ist, dass er das Datum dieser Eingabe abdeckt.
Neben der Vereinfachung der manuellen Eingabe von Daten in ein automatisiertes Buchhaltungssystem können viele Buchhaltungssoftwarepakete mit Kreditkarten- und Bankkonten verknüpft werden. Über die in die Software integrierte Schnittstelle können Zahlungen an Kreditoren überwiesen und automatisch auf das entsprechende Kreditorenkonto und die Rechnungsnummer in den Buchhaltungsunterlagen angewendet werden. Gleichzeitig können Kunden eine Online-Zahlung über Links überweisen, die das System mit allen elektronischen Rechnungen enthält, die an diese Kunden verteilt werden. Wenn Sie den Link zum Senden der Zahlung verwenden, empfängt die Software die Zahlung automatisch, bucht sie auf das richtige Kundenkonto und die Rechnungsnummer und leitet die Zahlung dann an das vom Endbenutzer angegebene Bankkonto weiter.
Heutzutage wird die automatisierte Buchhaltung als grundlegender Bestandteil der meisten Unternehmensstrategien für Ressourcenplanung oder ERP angesehen. Die sicheren Funktionen und die Zeitersparnis können die Effizienz des Buchhaltungsteams erheblich steigern. Darüber hinaus enthält die Buchhaltungssoftware Funktionen, mit denen die Erstellung und Verteilung elektronischer Rechnungen an Kunden ein äußerst effizientes Werkzeug ist. Die Verwendung dieser Funktionen ermöglicht es, Zahlungen in kurzer Zeit zu erhalten, entweder weil der Kunde in der Lage ist, die Zahlung zu genehmigen und einen Scheck in kürzerer Zeit zu versenden, oder weil er die Option verwendet, eine elektronische Zahlung zu übermitteln. In beiden Szenarien profitiert das Unternehmen von einem Anstieg der Einnahmen aus seinen Forderungen in kurzer Zeit, sodass das Unternehmen mehr Bargeld zur Verfügung hat, um den täglichen Betrieb zu verwalten.