Was ist automatisierte Abrechnung?
Automatisierte Rechnungsstellung ist eine Aktion, bei der die Fakturierung für Waren und Dienstleistungen erfolgt, ohne dass die Rechnung von Hand erstellt werden muss. Viele Abrechnungssysteme dieser Art bieten die Möglichkeit, elektronische Kopien der Rechnungen zu erstellen und an Kunden zu senden. Die Verwendung dieser Art von Abrechnungssoftware ermöglicht eine effizientere Verwaltung des Rechnungsstellungsprozesses, was dem Unternehmen Zeit und Geld spart.
Es gibt mehrere Funktionen, die für automatisierte Abrechnungssoftware gelten. In den meisten Fällen ermöglicht die Software die Erstellung von Kundenprofilen, die alle Daten enthalten, die zur genauen Erstellung der Rechnung erforderlich sind. Zu diesen Daten gehören der Name des Kunden, die Rechnungsadresse, der Rechnungskontakt und eine E-Mail-Adresse, wenn die Rechnung elektronisch gesendet werden soll. In den meisten Fällen sammelt das automatische Abrechnungsprogramm Daten aus anderen Quellen, die mit der Kundennutzung zu tun haben, oder ermöglicht die manuelle Eingabe von Bestellungen, sobald diese erfüllt sind. Die Prozesse innerhalb des Abrechnungssystems wenden dann die richtigen Preise für jede Bestellung an und erstellen eine Rechnung.
Je nachdem, wie das automatische Abrechnungssystem konfiguriert ist, kann die Rechnung zusammen mit einem Begleitumschlag unmittelbar nach der Rechnungserstellung ausgedruckt werden. Es ist jedoch möglich, die Software so einzurichten, dass Rechnungen automatisch zu einer bestimmten Tageszeit gedruckt werden. Es gibt sogar einige Beispiele für Software, die Maschinen auffordert, die Rechnung zu falten, in einen voradressierten Umschlag einzulegen und den Umschlag zu verschließen. Wenn E-Mail als Übermittlungsmedium verwendet wird, kann das System die Übermittlung unmittelbar nach der Rechnungserstellung beschleunigen oder den E-Mail-Prozess zu einer bestimmten Tageszeit verwalten. Auf diese Weise können Geschäftsinhaber Rechnungen vor dem Versand überprüfen.
Elektronische Abrechnungssysteme dieser Art umfassen manchmal die Fähigkeit, Zahlungen auf ausstehende Rechnungen zu empfangen und anzuwenden. Beispielsweise können E-Mail-Rechnungen einen eingebetteten Link enthalten, über den der Kunde die Zahlung sofort nach Erhalt und Prüfung der Rechnung ausführen kann. Anstatt von einer Person zu verlangen, die Zahlung zu erhalten und manuell in die Debitorendatenbank einzugeben, erkennt die Software die Zahlung, wendet sie auf die entsprechende Rechnungsnummer an und zieht diesen Betrag vom Saldo des Kundenkontos ab.
Die automatisierte Abrechnung funktioniert sehr gut in Situationen, in denen ein Kunde einen Dauerauftrag hat oder eine wiederkehrende Zahlung auf wöchentlicher oder monatlicher Basis angefordert werden muss. Mit dieser Anwendung kann das System so konfiguriert werden, dass automatisch ständige oder wiederkehrende Rechnungen an die entsprechenden Kunden erstellt werden, sodass nicht mehr ein oder mehrere Mitarbeiter Stunden für diese sich wiederholende Aufgabe aufwenden müssen. Das Endergebnis ist, dass das Personal für verschiedene Funktionen eingesetzt werden kann, wodurch der Arbeitstag produktiver und damit kosteneffizienter wird.
Die Verwendung der automatisierten Abrechnung ist heutzutage bei Unternehmen jeder Größe üblich. Unternehmenstypen, die von Telekommunikation bis zu Online-Einzelhandelsgeschäften reichen, profitieren von der Verwendung dieser Softwaretypen. Durch die Einsparung von Zeit und Ressourcen des Unternehmens können Unternehmen ihre Ausgaben senken und somit wettbewerbsfähiger bleiben.