Was ist eine Ausschreibung?
Wenn ein Unternehmen, eine Organisation, eine Region oder eine Bildungseinrichtung nach Wertpapierdienstleistungen wie Buchhaltung, versicherungsmathematischen Dienstleistungen oder Vermögensverwaltung sucht, findet häufig ein wettbewerbsorientierter Ausschreibungsprozess statt. Insbesondere für öffentliche Einrichtungen wie eine Pensionskasse oder eine Universitätsstiftung muss eine gewisse Rechenschaftspflicht für die getroffenen Entscheidungen bestehen. Dies gilt auch auf Unternehmensebene, da ein Verwaltungsrat die Geschäftsleitung für die getroffenen Entscheidungen verantwortlich macht. Das Ausschreibungsverfahren ist eine Möglichkeit, eine transparente Methode für die Beschaffung von Drittanbietern aufrechtzuerhalten, die fair bleibt und bei erfolgreicher Durchführung zur Auswahl des geeigneten Anbieters führt.
Eine Ausschreibung beginnt häufig mit einer Ausschreibung (Request for Proposal, RFP), die von der Einrichtung, die Finanzdienstleistungen anfordert, oder von einem externen Berater, der den Suchprozess verwaltet, ausgestellt wird. Ein Dokument wird entweder öffentlich oder nur auf Einladung veröffentlicht. Die Qualifikationen für den Auftrag sind in der Ausschreibung aufgeführt, und infolgedessen antworten die meisten qualifizierten Unternehmen auf die Aufforderung im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens. Damit die Dienstleister effizient reagieren können, wird zwischen den Bietern und dem Emittenten oder Berater eine Fragerunde (Q & A) eingerichtet. Nach dieser Frage- und Antwortfrist gilt eine Frist für die Einreichung von Beiträgen.
In einem offenen Ausschreibungsverfahren können die eingegangenen Einträge des Dienstanbieters von anderen Benutzern eingesehen werden. Ein geschlossenes Ausschreibungsverfahren ist weniger öffentlich und nur bestimmte Personen haben Zugang zu Einträgen in diesem Verfahren. Häufig werden die Q & A-Ergebnisse veröffentlicht, damit andere Bieter sie einsehen können, wenn sie mit ähnlichen Fragen konfrontiert sind.
Nach dem Einsendeschluss werden alle Einsendungen überprüft. Je nach Anzahl der eingereichten Beiträge variiert die Überprüfungsdauer. Es wird eine kurze Liste der qualifizierten Unternehmen erstellt, die die Kriterien in der Ausschreibung am besten erfüllen, wodurch der Ausschreibungsprozess eingegrenzt wird. Unternehmen, die auf einer kurzen Liste stehen, können zu den Emittententreffen eingeladen werden, um die angebotenen Produkte und Dienstleistungen besser zu erläutern und auf etwaige Bedenken oder Fragen des Emittenten zu Strategie, Gebühren oder anderen Bedenken zu antworten.
Das Ausschreibungsverfahren ist beendet, wenn ein Dienstleister den Zuschlag erhält. Oft müssen auch nach der Auswahl des Gewinners einige Verhandlungen abgeschlossen werden. Falls die endgültigen Verhandlungen fehlschlagen, wählt ein Emittent häufig einen Zweitbietenden aus, um den Vertrag zu erhalten.