Was ist eine Mitarbeitererstattung?
Es ist manchmal notwendig, dass ein Mitarbeiter bestimmte Ausgaben tätigt, um seine täglichen Geschäfte zu tätigen. Manchmal ist es notwendig, ein persönliches Fahrzeug zu fahren, um Besorgungen zu erledigen oder Verkaufsgespräche zu führen. Es kann jedoch eine kostspielige Ausgabe sein, wenn ein Mitarbeiter sie selbst bezahlen muss. Von Zeit zu Zeit müssen Einzelpersonen möglicherweise auch Büromaterial kaufen oder Materialien für eine Kampagne oder ein Projekt abholen und persönliches Geld für die Bezahlung der Artikel verwenden. Wenn diese Art von Ausgaben anfällt, bieten die meisten Unternehmen eine Erstattung der Mitarbeiter an.
Neben konkreten geschäftlichen Einkäufen werden häufig auch lokale Reisekosten für die Erstattung von Mitarbeitern in eine Spesenabrechnung aufgenommen. Eine Entschädigung für Kilometerstand, Parkgebühren und ähnliche Ausgaben ist in der Regel erforderlich. Ebenso werden Geschäftsreisen außerhalb der Stadt häufig erstattet. Nebenkosten wie Flugkosten, Taxifahrten, Trinkgelder, Mietwagenkosten, Hotelübernachtungen und Restaurantbesuche können im Rahmen eines Arbeitgeberentschädigungsplans abgedeckt werden.
Die Mitarbeiter sollten jedoch darauf achten, die Vergütungspolitik der Mitarbeiter zu verstehen, bevor sie ihr eigenes Geld ausgeben. In der Regel gibt es in einem Unternehmen bestimmte Kriterien, anhand derer festgelegt wird, welche Ausgaben ein Geschäftsinhaber übernehmen möchte. Viele Ausgaben müssen im Voraus genehmigt werden, um zu verhindern, dass unbefugte Einkäufe getätigt werden, z. B. ein neuer Schreibtisch, und dass ein Unternehmen die Kosten dafür übernimmt.
Da Geschäftsinhaber normalerweise interne Budgets festlegen, können teure Artikel, die nicht autorisiert sind, eine enorme Belastung für die Finanzen eines Unternehmens darstellen. Bei Personen, die sich nicht an die Richtlinien zur Erstattung von Mitarbeitern halten, wird der Antrag auf Rückzahlung wahrscheinlich abgelehnt. Gleiches gilt möglicherweise auch für überhöhte Telefongebühren oder andere Kosten, die eine akzeptable Vergütung übersteigen.
Die Mitarbeiter sind in der Regel verpflichtet, ihren Vorgesetzten am Ende eines jeden Monats die vollständigen Spesenabrechnungen vorzulegen. In dieser standardisierten Form listet eine Person in der Regel alle Geschäftsausgaben auf, die sie im Laufe des Monats getätigt hat. Er sollte den Grund für den finanziellen Aufwand und alle damit verbundenen Jobnummern oder andere Indikatoren angeben, wenn sie sich auf einen bestimmten Kunden oder ein bestimmtes Projekt beziehen.
Alle entsprechenden Quittungen, die im Laufe des Monats eingehen, sind dem Erstattungsantrag des Mitarbeiters beizufügen. Darüber hinaus sollten alle schriftlichen Genehmigungen zur Überprüfung vorab genehmigter, legitimer Ausgaben eingereicht werden. Vor dem Einreichen von Berichten und Belegen ist es für die Mitarbeiter ratsam, Kopien von allem anzufertigen, falls die Unterlagen des Arbeitgebers jemals verloren gehen oder verloren gehen sollten.