Was ist der Unterschied zwischen einem Journal und einem Ledger?
Ein Journal und ein Hauptbuch sind zwei Arten von Büchern, die routinemäßig im Rechnungslegungsprozess verwendet werden. Jedes dieser Bücher wird als Schlüssel für die sogenannte doppelte Buchführung angesehen und dient bestimmten Zwecken im Rahmen des gesamten Prozesses der Führung genauer Finanzunterlagen. Während viele der im Journal und im Ledger gebuchten Transaktionen gleich sind, gibt es wesentliche Unterschiede in Bezug auf Zweck und Funktion der einzelnen Geschäftsbücher.
Einer der grundlegendsten Unterschiede zwischen Journal und Ledger besteht darin, wann sie im Rechnungslegungsprozess eingesetzt werden. Das Journal dient als Buchungsbuch, in dem ein Vorgang zum ersten Mal in das Buchhaltungssystem eingegeben wird, wobei der Vorgang häufig als Originalerfassung bezeichnet wird. Später im Prozess wird derselbe Vorgang als Eintrag in das Hauptbuch gebucht, wobei dieser Eintrag für Auswertungs- und Analysezwecke im Verhältnis zu anderen Einträgen positioniert wird.
Ein weiterer wichtiger Unterschied zwischen Journal und Ledger ist die Reihenfolge der Einträge in den Datensätzen. Die Journale sind immer in chronologischer Reihenfolge angeordnet, sodass Sie sehr einfach erkennen können, welche Transaktionen einem bestimmten Geschäftstag, einer bestimmten Woche oder einem anderen Abrechnungszeitraum zugeordnet sind. Im Gegensatz dazu hat die Anordnung von Buchungen innerhalb eines Ledgers eher mit der Gruppierung von Transaktionen zu spezifischen Konten zu tun, um die Daten für interne Finanz- und Rechnungslegungszwecke zu bewerten.
Die unterschiedlichen Zwecke des Journals und des Hauptbuchs führen auch dazu, dass jedes Buch anders strukturiert ist. Ein Journal enthält häufig eine kurze Beschreibung der Transaktion, einschließlich eines Datums, und die Platzierung des Transaktionsbetrags in einer Soll- oder Haben-Spalte. Es wird nicht versucht, die in einem Journal erfassten Transaktionen auszugleichen. Im Gegensatz dazu müssen Buchungen auf Konten im Hauptbuch jederzeit ausgeglichen sein.
Es gibt einige Meinungsverschiedenheiten in Bezug auf die Verwendung sowohl des Journals als auch des Hauptbuchs. Eine Lehre besagt, dass durch die Führung beider Geschäftsbücher die Möglichkeit zum Erkennen von Buchungsfehlern verbessert wird, ein Faktor, der sich als sehr nützlich erweisen kann, wenn und weil die Konten im Hauptbuch nicht ausgeglichen sind. Darüber hinaus wird die Zeitschrift aufgrund des unkomplizierten Verfahrens zur Aufzeichnung von Transaktionen in chronologischer Reihenfolge häufig leichter als Beweismittel vor Gericht akzeptiert. Ein anderer Ansatz sieht vor, dass die Führung eines Journals optional ist, während die Führung eines Hauptbuchs für die Nachverfolgung der Finanztransaktionen des Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist, auch im Hinblick auf die Einrichtung von Konten, damit Steuern genau berechnet und gezahlt werden können.