Was sind die besten Tipps zur Formatierung von Dokumenten?
Die Formatierung von Dokumenten kann für einen Benutzer manchmal sehr transparent und manchmal sehr frustrierend sein. Eine Möglichkeit, mit minimalem Aufwand gute Formatierungsergebnisse zu erzielen, besteht darin, mit dem verwendeten Programm vertraut zu sein. Ein weiterer Tipp ist, die Formatierung so einfach wie möglich zu halten und über die Grundfunktionen der verfügbaren Tools hinauszudenken, damit sie optimal genutzt werden können. Wenn Sie das Ziel des formatierten Dokuments kennen, sei es ein Drucker, ein Handheld oder eine Webseite, können Sie Formatierungsmechanismen für Dokumente vermeiden, die möglicherweise nicht auf das Endmedium übertragen werden. Das Verstehen von Aspekten der Verwendung des Dokuments kann beim Definieren von Objekten wie Bildern hilfreich sein, sodass es professionell aussieht und bei der Ausgabe des Dokuments eine hervorragende Qualität aufweist.
Kenntnisse über die Funktionsweise der Dokumentbearbeitungssoftware sind für die Verwendung auch mäßiger Dokumentformatierungen unerlässlich. Was wie ein einfacher Satz von Werkzeugen erscheint, kann zunehmend komplexer werden, da ihre Interaktion mit dem Text und untereinander unvorhersehbare Ergebnisse hervorbringt. Textumbruch, Zeilenumbrüche, Ebenen und eingefügte Objekte, wie z. B. Tabellenzellen, können durch bestimmte Stile oder Elemente entfernt werden. Die Formatierung kann sogar perfekt erscheinen, bis sie entweder exportiert oder an einen Drucker gesendet wird. Zu wissen, wie und warum ein Programm so funktioniert, kann einen Großteil dieser Frustration beseitigen.
Es ist wichtig, die Dokumentformatierung so zu gestalten, dass das Endergebnis berücksichtigt wird. Es hat wenig Sinn, farbige ClipArts in Dokumenten zu verwenden, die in Schwarzweiß gedruckt werden. Einige komplexe Formatierungen, insbesondere verknüpfte Objekte zwischen Office-Suites, lassen sich möglicherweise nicht gut in eine HTML-Datei (HyperText Markup Language) übersetzen. Für elektronische Bücher, Berichte oder Werbebroschüren gelten spezielle Formatierungsanforderungen, die die Menge des Inhalts und die Art des Designs ändern können. Die Verwendung von Vorlagen oder das Plotten des Layouts eines Dokuments vor dem Start kann Zeit sparen und Probleme vermeiden.
In den meisten Fällen ist die einfache Formatierung von Dokumenten am effektivsten. Komplexe Layouts, die Frames oder Tabellen enthalten, die in anderen Tabellen verschachtelt sind, werden möglicherweise von einem anderen Gerät oder Programm nicht korrekt gerendert. Ebenso ist es nie sinnvoll, einzelne Leerzeichen für die Formatierung zu verwenden. Die Formatierungswerkzeuge im Editor sollten so verwendet werden, wie sie für die Formatierung ohne Verknüpfungen vorgesehen waren, um die höchste Wahrscheinlichkeit einer fehlerfreien Ausgabe zu gewährleisten.
Die Entwicklung der Formatierung und des Inhalts von Dokumenten muss Hand in Hand gehen. Sie sollten jedoch einzeln geplottet werden, bevor Sie zum Editor wechseln. Das Erstellen von Formatierungen im laufenden Betrieb kann dazu führen, dass der Benutzer das größere Design aus den Augen verliert. Der Versuch, Inhalte für das Format zu erstellen, während Sie von einem Element zum anderen springen, kann zu Fehlern oder Unterbrechungen in der Formatierung führen. Mit einem soliden Plan für die Formatierung und den Inhalt von Dokumenten im Voraus kann das Endergebnis mit minimalen Problemen fertiggestellt werden.