Was ist ein Kontaktmanager?
Ein Kontaktmanager ist eine Software, mit der ein Benutzer Telefonnummern, Adressen, Daten, Notizen, Listen und mehr speichern, organisieren und durchsuchen kann. Ähnlich wie ein Manager für persönliche Informationen ist ein Kontaktmanager für Vertriebsmitarbeiter und andere Benutzer vorgesehen, die Informationen zu Kunden und potenziellen Kunden speichern, Besprechungen und Telefonanrufe planen sowie E-Mail- und Textdokumente organisieren müssen. Angesichts der enormen Datenmengen, denen eine Person jeden Tag begegnet, ist ein einziger Ort zum Speichern dieser Daten attraktiv. Zu den Funktionen eines Kontaktmanagers zählen möglicherweise auch das Speichern von Kennwörtern, wichtigen Daten und Terminen sowie das Freigeben von Daten für einen anderen Computer oder einen persönlichen digitalen Assistenten. Bei einigen Kontaktmanagern können mehrere Benutzer auf eine freigegebene Datenbank mit Kontakten zugreifen.
Ein Kontaktmanager kann auch Berichte erstellen und Verkaufsaktivitäten organisieren, prognostizieren und verfolgen. Einige bieten die Möglichkeit, ein Foto anzuhängen, was sich besonders für Personen eignet, die sich nicht immer an Namen oder Dokumente im Datensatz des Kontakts erinnern können. Die automatische Sicherung ist ein wichtiges Sicherheitsmerkmal eines Kontaktmanagers. Eine weitere verfügbare Funktion ist die Möglichkeit, Kontakte zu gruppieren und zu kategorisieren.
Anstatt Notizen auf Papierfetzen zu machen oder ein Notizbuch zu führen, entscheiden sich viele Benutzer für einen Kontaktmanager mit der Funktion "Notizen". Mit dieser Funktion können Sie Abschnitte von Webseiten in Ihren Kontaktmanager eingeben, ausschneiden und einfügen oder ausschneiden. Die Software stempelt Ihren Eintrag automatisch mit Uhrzeit und Datum, damit Sie Ihre Notizen besser sortieren können. Bei einigen Geräten können Sie Notizen auch mit einem speziellen Stift von Hand schreiben.
Wie Manager für persönliche Informationen verfügt auch ein Kontaktmanager möglicherweise über eine Kalenderfunktion. Mithilfe eines Kalenderverwaltungsprogramms können Sie Besprechungen, Feiertage, Geburtstage usw. nachverfolgen. Audioerinnerungen können Sie darauf hinweisen, dass eine Aufgabe fällig ist oder sich eine Besprechungszeit nähert.
Die Suchfunktion eines Kontaktmanagers ist äußerst wertvoll. Sie können nach Datum, Kategorie, Phrasen oder anderen Methoden suchen, um das gesuchte Material zu finden. Ein Kontaktmanager kann auch Vorlagen für allgemeine Aufgaben enthalten, z. B. telefonische Nachrichten, Spesenabrechnungen oder Aufgabenlisten.
Es gibt viele Versionen von Kontaktmanagern. Einige Systeme sind internetbasiert, was bedeutet, dass keine Software geladen werden muss. Andere Contact Manager-Software kann auf den Server eines Unternehmens geladen werden, sodass mehrere Mitarbeiter auf Datenbanken mit Kundeninformationen zugreifen können. Andere sind Teil einer anderen Softwareanwendung, z. B. Microsoft Outlook, die über eine Funktion zum Verwalten von Geschäftskontakten verfügt.