Was ist Online -Dokumentverwaltung?
Online -Dokumentverwaltung ist ein Service, mit dem Personen Dokumente online angezeigt, teilen, ändern und steuern können. Eine Reihe von Unternehmen bieten Online -Dokumentenverwaltungsdienste an, und einige Unternehmen erstellen ihre eigenen Systeme für den internen Gebrauch. Einige Dienstleistungen sind kostenlos, während andere Gebühren für die Aufrechterhaltung des Dienstes und die Bereitstellung zusätzlicher Vorteile und Dienstleistungen erheben. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen eine Reihe von Bürodiensten mit Online-Dokumentenmanagement anbieten, damit die Menschen an einem Ort auf alles zugreifen können. Einer der häufigsten Gründe ist der Wunsch, ein virtuelles Amt zu haben. Bei einem virtuellen Büro ist jemand nicht an einen bestimmten Ort oder Computer gebunden. Es ist möglich, sich überall auf der Welt anzumelden, um Dokumente online anzuzeigen. Darüber hinaus können Personen ihr virtuelles Büro teilen, wie zum Beispiel, wenn ein Editor mit einem Kunden in einem anderen Land zusammenarbeitet. Der Kunde kann ein Dokument veröffentlichens Online zum Anzeigen und Änderungen durch eine Partei, ein viel effizienterer Ansatz als Mailingdokumente oder eine E -Mail -Adresse.
Online -Zusammenarbeit ist auch bei Online -Dokumentenverwaltung einfacher. Einige Unternehmen haben Produkte, die speziell entwickelt wurden, um kollaborative Arbeiten zu ermöglichen, sodass mehrere Personen gleichzeitig in ein Dokument angemeldet werden können, wodurch Änderungen vorgenommen und Kommentare hinzugefügt werden. Der elektronische Dokumentspeicher kann auch als Sicherheitsmaßnahme nützlich sein. Wenn das Dokument in anderen Formaten und Standorten beschädigt wird, ist es weiterhin online verfügbar.
Es ist möglich, Online -Dokumente öffentlich oder privat zu machen. Menschen bieten manchmal Lebensläufe, Ausschnitte und ähnliche Dokumente in einem gemeinsamen Format an, damit potenzielle Kunden und interessierte Mitglieder der Medien problemlos auf sie zugreifen können. Auf der anderen Seite bevorzugen Personen, die an einem vertraulichen Projekt arbeiten-geschützter Bereich für ihre Dokumente, um sicherzustellen, dass sie von nicht autorisierten Personal nicht gesehen werden. Personen können normalerweise die Datenschutzeinstellungen anpassen, einschließlich der, wer das Dokument jederzeit anzeigen darf.
Personen, die sich für Online -Dokumentenmanagement interessieren, können aus einer Reihe von Diensten dienen. Es ist wichtig zu überlegen, welche Arten von Funktionen gewünscht werden könnten, bevor sie sich mit einem Service anmelden, und es kann auch ratsam sein, andere Personen zu fragen, die an demselben Dokument arbeiten, wenn sie eine Präferenz haben. Zum Beispiel hat jemand möglicherweise bereits ein Abonnement für einen Dienst und arbeitet lieber mit diesem, anstatt sich für einen anderen Dienst zu abonnieren.