Was ist Online-Dokumentenmanagement?
Die Online-Dokumentenverwaltung ist ein Dienst, mit dem Benutzer Dokumente online anzeigen, freigeben, ändern und steuern können. Eine Reihe von Unternehmen bieten Online-Dokumentverwaltungsdienste an, und einige Unternehmen erstellen ihre eigenen Systeme für den internen Gebrauch. Einige Dienste sind kostenlos, während andere Gebühren erheben, um den Dienst aufrechtzuerhalten und zusätzliche Vorteile und Dienste bereitzustellen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen eine Reihe von Office-Diensten mit Online-Dokumentenmanagement anbieten, damit die Mitarbeiter an einem Ort auf alles zugreifen können, was sie benötigen.
Es gibt eine Reihe von Gründen, warum Benutzer möglicherweise online auf Dokumente zugreifen möchten. Einer der häufigsten Gründe ist der Wunsch nach einem virtuellen Büro. In einem virtuellen Büro ist niemand an einen bestimmten Ort oder Computer gebunden. Sie können sich weltweit anmelden, um Dokumente online anzuzeigen. Darüber hinaus können Personen ihr virtuelles Büro gemeinsam nutzen, beispielsweise wenn ein Redakteur mit einem Kunden in einem anderen Land zusammenarbeitet. Der Kunde kann Dokumente online zur Ansicht und Änderung durch beide Parteien bereitstellen. Dies ist ein weitaus effizienterer Ansatz als das Versenden von Dokumenten oder das Versenden per E-Mail.
Die Online-Zusammenarbeit ist auch mit der Online-Dokumentenverwaltung einfacher. Einige Unternehmen bieten Produkte an, die speziell für die Zusammenarbeit entwickelt wurden und es ermöglichen, dass mehrere Personen gleichzeitig in einem Dokument angemeldet sind, Änderungen vornehmen und Kommentare hinzufügen. Die elektronische Speicherung von Dokumenten kann auch als Sicherheitsmaßnahme nützlich sein, um sicherzustellen, dass Dokumente, die in anderen Formaten und an anderen Orten beschädigt wurden, weiterhin online verfügbar sind.
Es ist möglich, Online-Dokumente öffentlich oder privat zu machen. Manchmal stellen Leute Lebensläufe, Zeitungsausschnitte und ähnliche Dokumente in einem gemeinsamen Format zur Verfügung, damit potenzielle Kunden und interessierte Medienmitglieder problemlos darauf zugreifen können. Andererseits bevorzugen Personen, die an einem vertraulichen Projekt arbeiten, möglicherweise einen kennwortgeschützten Bereich für ihre Dokumente, um sicherzustellen, dass sie nicht von unbefugtem Personal gesehen werden. Normalerweise können Benutzer die Datenschutzeinstellungen jederzeit anpassen, einschließlich der Personen, die das Dokument anzeigen dürfen.
Personen, die sich für Online-Dokumentenverwaltung interessieren, können von einer Reihe von Diensten aus bedienen. Es ist wichtig zu überlegen, welche Funktionen gewünscht sein könnten, bevor Sie sich für einen Dienst anmelden. Es kann auch sinnvoll sein, andere Personen zu fragen, die an demselben Dokument arbeiten, ob sie eine Präferenz haben. Beispielsweise könnte jemand bereits ein Abonnement für einen Dienst haben und es vorziehen, mit diesem Dienst zu arbeiten, anstatt einen anderen Dienst zu abonnieren.