Was ist Workflow-Software?
Die Workflow-Software bietet einem Computer die Möglichkeit, sein höchstes Potenzial auszuschöpfen - für den Benutzer zu arbeiten, damit er andere wichtige Aufgaben erledigen kann. Diese Software bietet viele Funktionen und einige der bekanntesten erledigen einige der häufigsten Computeraufgaben.
Einer der Vorteile von Workflow-Software besteht darin, dass ein Benutzer Zeit sparen kann, indem er Routinen und Unterroutinen automatisiert, für die er sonst Zeit aufwenden würde, z. B. Dateneingabe und E-Mail-Filterung. Die Software kann so konfiguriert werden, dass die Dateneingabe im Hintergrund ausgeführt wird, sodass sich der Benutzer auf andere wichtigere Aufgaben konzentrieren kann. Das Gleiche gilt für die E-Mail-Filterung, bei der E-Mail-Nachrichten in verschiedenen Ordnern entsprechend den Anweisungen abgelegt werden, die entweder vom Benutzer vorinstalliert oder installiert wurden.
Einzelhändler, die sich auf Online- und / oder Telefonbestellungen von Kunden spezialisiert haben, finden in Workflow-Software häufig Gefallen. Diese Art von Anwendung kann normalerweise zeitaufwändige Aufgaben wie Auftragsabwicklung, Rückerstattung und Warenverfolgung automatisieren. Es kann konfiguriert werden, um solche Aufgaben zu erledigen und sicherzustellen, dass alle Daten an die richtigen Stellen gelangen. Dies ist ein Nebeneffekt der Verwendung der Software: die Fähigkeit, menschliche Fehler zu vermeiden, die unvermeidlich bei geschäftlichen Aufgaben auftreten.
Mit der wachsenden Popularität der elektronischen Kommunikation senden und empfangen immer mehr Mitarbeiter E-Mails, Faxe und digitale Bilder. Oft werden Scanner verwendet, um solche digitalen Dateien zu erstellen. Workflow-Software kann auch hier Abhilfe schaffen, indem sie den Scan- und Sendeprozess automatisiert. Ein Benutzer kann seine Software dazu konfigurieren, indem er beispielsweise einen Scan- Ordner festlegt und das Programm anweist, alle im Ordner abgelegten Objekte zu scannen und das Ergebnis an eine E-Mail anzuhängen. In einigen Fällen kann ein Benutzer die Dateien sogar nummerieren und entsprechende E-Mail-Adressen festlegen, sodass er keine Zeit für die Adressierung jeder einzelnen E-Mail aufwenden muss.
Eine weitere nützliche Aufgabe dieser Art von Software ist die Dateikonvertierung. Eine der beliebtesten Arten der Dateikonvertierung besteht heutzutage darin, PDF-Dateien aus nahezu jeder anderen Art von Datei zu erstellen. Adobe®, der Schöpfer von PDF, stellt Software her, die genau diese Art von Automatisierung ermöglicht. Andere Anwendungen anderer Entwickler bieten die gleiche Funktionalität.