Wie wähle ich den besten Belegscanner aus?
Der ideale Belegscanner scannt Belege übersichtlich auf einem Computer und wird mit einer Software geliefert, mit der Sie die Belege organisieren oder die gescannten Belege an ein Softwareprogramm Ihrer Wahl übertragen können, unabhängig davon, ob es sich um eine Tabellenkalkulations- oder Finanzsoftware handelt. Berücksichtigen Sie bei der Suche nach einem Belegscanner den Preis des Scanners und die Kompatibilität mit dem verwendeten Computertyp. Weitere wichtige Aspekte sind die Qualität des gescannten Bildes und die einfache Bedienung des Scanners und seiner Software.
Mit einem Belegscanner können Sie die Papiermenge reduzieren, die Sie aufbewahren, da eine Kopie eines Belegs erstellt und als Bild auf einem Computer gespeichert wird. Wenn Sie Belege scannen, können Sie sie nach Typ, Monat oder Reise sortieren, damit Sie die Belege schnell finden, wenn Sie eine Steuererklärung oder eine Spesenabrechnung für die Erstattung vorbereiten. Einige Belegscanner sind für die Verwendung mit einem Computer vorgesehen, während andere Apps sind, die Sie auf einem Smartphone installieren können.
Bei der Auswahl eines Belegscanners ist die Bildqualität wichtig. Wenn Sie den gescannten Beleg nicht lesen können, ist er von geringem Wert. Einige Scanner haben Probleme beim Lesen von Quittungen, die von Hand geschrieben oder zerknittert wurden. Andere haben möglicherweise Probleme beim Scannen von Belegen, die nicht schwarz auf weißem Hintergrund gedruckt sind. Obwohl kein Scanner die ganze Zeit über perfekte Bilder liefert, sollten Sie nach einem suchen, der verblasste oder farbige Belege verarbeiten kann.
In einigen Fällen ist der Belegscanner nur so gut wie seine Software. Suchen Sie nach einer Quittungssoftware, mit der Quittungen, die schief gescannt wurden, gerade ausgerichtet und gescannte Quittungen durchsucht werden können. Einige Softwareprogramme, die mit Quittungsscannern geliefert werden, geben automatisch Daten aus der Quittung ein, z. B. Betrag, Steuer und gekaufte Artikel, sofern der Scanner in der Lage ist, ein klares Bild von der Quittung zu erhalten und die Daten korrekt zu lesen.
Wenn Sie ein Smartphone verwenden, möchten Sie möglicherweise eine Scanner-App. Scanner-Apps verwenden die Kamera Ihres Telefons, um Quittungen zu fotografieren. Sie können das Bild dann per E-Mail an sich selbst senden und in eine Tabelle oder eine andere Software Ihrer Wahl hochladen. Eine App auf Ihrem Telefon macht zusätzliche Geräte überflüssig und ermöglicht das Scannen von Belegen, wenn Sie unterwegs sind. Telefonbasierte Scanner sind auch weitaus günstiger als separate Scanner und stehen möglicherweise sogar kostenlos zur Verfügung.