Wie schreibe ich ein Faxabdeckblatt?
Ein Fax ist das verkürzte Slang -Wort für "Faksimile". Es handelt sich um ein Dokument, das von einem Faxgerät über Telefonleitungen übertragen wird. Aufgrund der datenkomprimierenden Art des Faxformats sollte das Faxabdeckblatt text, klar und prägnant geschrieben sein und die wichtigsten wichtigsten Informationen über das Fax enthalten. Sie können ein Textverarbeitungsprogramm auf einem Computer verwenden, um ein benutzerdefiniertes Faxabdeckblatt zu erstellen oder die zahlreichen Vorlagen im Internet zu nutzen.
Ein Fax wird durch Ihre Faxmaschine gescannt und an das Faxgerät Ihres Korrespondenten übertragen. Zum Beispiel senden Sie möglicherweise ein Fax an ein großes Unternehmen, bei dem eine Reihe von Mitarbeitern wahrscheinlich denselben Faxgerät im Büro teilen. Das Faxabdeckblatt ist daher äußerst wichtig, um zu detailliert, wer das Fax erhalten und den Inhalt des Faxs zusammenfasst. Dies stellt sicher, dass das Fax am empfangenden Ende an eine angemessene Partei verteilt wird.
Jeder kann eine handgeschriebene Notiz auf ein Blatt Papier kratzen und als Faxabdeckblatt senden. Ein professionell aussehendes Faxabdeckblatt verwendet jedoch eine Schreibmaschine oder den Textverarbeitungsprozessor des Computers, um ein ordentliches und organisiertes Deckblatt auszugeben. Informationen sollten kurz und präzise mit wenigen oder keinen Bildern oder außerhalb der Grafiken sein, die die Übertragungszeit verzögern. In der Spitze des Anschreibens unter "From" werden in der Regel die Informationen des Absenders angegeben, z. B. den Namen, die Adresse, die E -Mail -Adresse, die Telefonnummer und die Faxnummer. Diese Daten erscheint ähnlich wie die Absenderadresse in einem Umschlag, gestapelt mit dem Namen des Absenders in der ersten Zeile, der Adresse in der zweiten und dritten Zeile usw.
unter den "Aus" Informationen sind die Daten, die die Informationen des Faxempfängers anzeigen, die normalerweise als "zu" oder als "Empfänger" aufgeführt sind. Ähnlich wie bei den Informationen "From" sollten die Informationen "Empfänger" den vollständigen Namen, die Adresse, die E -Mail -Adresse, das Telefon und das Fax Nu des Empfängers enthaltenMBERS sowie andere relevante Kontaktinformationen. Es ist wichtig, den vollständigen Namen des Empfängers und nach Möglichkeit andere identifizierende Informationen wie Büroabteilung oder Erweiterung einzubeziehen. Dies vermeidet Verwirrung am Ende der Empfänger, wenn das Unternehmen beispielsweise drei John Browns im selben Büro hat. Das Einbeziehen der Büroabteilung und anderer identifizierender Informationen hilft dem Büro dabei, den Empfänger genauer zu bestimmen und sicherzustellen, dass Ihr Fax ohne Verzögerungen von der richtigen Person eingeht.
Schließlich sollte das Fax -Anschreiben eine sehr kurze Zusammenfassung der relevanten Details enthalten, die im Körper des Faxs enthalten sind. Wenn das Fax Informationen zu einer elektronischen Reihenfolge von Service -Teilen für einen Rasenmäher enthält, sollte das Fax -Anschreiben genau angegeben, dass dies nach dem Fax und den allgemeinen Informationen. Die meisten Faxabdeckblätter und Vorlagen ermöglichen einen Platz für diese Informationen unter "Details" oder "Nachricht". Informationen in diesem Abschnitt sind normalerweise limauf ein oder zwei Sätze und sollte so kurz wie möglich sein.
Sobald das Faxabdeckblatt eingegeben wurde, drucken Sie das Blatt auf dem Computerdrucker. Die Faxblätter werden dann mit dem Faxabdeckblatt oben korreliert. Wenn es Zeit ist, ein Fax zu senden, senden Sie zuerst das Faxanschreiben und die detaillierten Faxblätter, um dem Deckblatt zu folgen.