Wie schreibe ich ein Fax-Deckblatt?
Ein Fax ist das abgekürzte Slang-Wort für "Fax". Es ist ein Dokument, das von einem Faxgerät über Telefonleitungen übertragen wird. Aufgrund der Datenkomprimierung des Faxformats sollte das Faxdeckblatt in Textform, klar und prägnant verfasst sein und die wichtigsten grundlegenden Informationen zum Fax enthalten. Sie können ein Textverarbeitungsprogramm auf einem Computer verwenden, um ein benutzerdefiniertes Faxdeckblatt zu erstellen, oder die zahlreichen im Internet verfügbaren Vorlagen nutzen.
Ein Fax wird über Ihr Faxgerät gescannt und an das Faxgerät Ihres Korrespondenten gesendet. Möglicherweise senden Sie ein Fax an ein großes Unternehmen, in dem sich wahrscheinlich mehrere Mitarbeiter das gleiche Faxgerät im Büro teilen. Das Faxdeckblatt ist daher äußerst wichtig, um genau anzugeben, wer das Fax erhalten soll, und um den Inhalt des Faxes zusammenzufassen. Dies stellt sicher, dass das Fax an die entsprechende Partei auf der Empfangsseite verteilt wird.
Jeder kann eine handschriftliche Notiz auf ein Blatt Papier kritzeln und als Faxdeckblatt senden. Ein professionell aussehendes Fax-Deckblatt verwendet jedoch eine Schreibmaschine oder das Textverarbeitungsprogramm des Computers, um ein ordentliches und übersichtliches Deckblatt auszutippen. Die Informationen sollten kurz und präzise sein und nur wenige oder keine Bilder oder Fremdgrafiken enthalten, die die Übertragungszeit verzögern. Das obere Ende des Anschreibens unter "Von" gibt normalerweise die Absenderinformationen an, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Faxnummer. Diese Daten erscheinen ähnlich wie die Absenderadresse auf einem Umschlag, gestapelt mit dem Namen des Absenders in der ersten Zeile, der Adresse in der zweiten und dritten Zeile usw.
Unterhalb der "Von" -Informationen befinden sich die Daten, die die Informationen des Faxempfängers anzeigen, normalerweise als "An" oder als "Empfänger" aufgeführt. Ähnlich wie bei den "Von" -Informationen sollten die "Empfänger" -Informationen den vollständigen Namen, die Adresse, die E-Mail-Adresse, die Telefon- und Faxnummer des Empfängers sowie alle anderen relevanten Kontaktinformationen enthalten. Es ist wichtig, den vollständigen Namen des Empfängers und, falls möglich, andere identifizierende Informationen wie die Büroabteilung oder die Nebenstelle anzugeben. Dies vermeidet Verwirrung auf Empfängerseite, wenn das Unternehmen beispielsweise drei John Browns im selben Büro beschäftigt. Das Einbeziehen der Büroabteilung und anderer identifizierender Informationen hilft dem Büro, den Empfänger genauer zu bestimmen und sicherzustellen, dass Ihr Fax ohne Verzögerungen von der richtigen Person empfangen wird.
Schließlich sollte das Fax-Anschreiben eine sehr kurze Zusammenfassung der relevanten Details enthalten, die im Hauptteil des Faxes enthalten sind. Wenn das Fax Informationen zu einer elektronischen Bestellung von Ersatzteilen für einen Rasenmäher enthält, sollte das Fax-Begleitschreiben genau diese Informationen zum Zweck des Faxes und zu den allgemeinen Informationen enthalten. In den meisten Faxdeckblättern und -vorlagen ist Platz für diese Informationen unter "Details" oder "Nachricht". Die Informationen in diesem Abschnitt beschränken sich normalerweise auf einen oder zwei Sätze und sollten so kurz wie möglich sein.
Nachdem Sie das Faxdeckblatt eingegeben haben, drucken Sie es auf dem Computerdrucker aus. Die Faxblätter werden dann mit dem Faxdeckblatt oben korreliert. Wenn Sie ein Fax senden möchten, senden Sie zuerst das Fax-Anschreiben und die detaillierten Faxblätter in der Reihenfolge, in der sie dem Deckblatt folgen.