Was ist eine automatische Voicemail-Telefonzentrale?
Telefonanrufe sind für Unternehmen oft zeitaufwändig und es ist im Allgemeinen schwierig, jederzeit jemanden zur Verfügung zu haben, der einen Anruf entgegennimmt. Auch für Unternehmen ist es wichtig, die richtige Person anzurufen. Eine automatische Voicemail-Telefonzentrale funktioniert wie eine Begrüßung, kann jedoch normalerweise Anrufe an eine bestimmte Person weiterleiten oder direkt auf deren Nachrichten zugreifen. Es kann auch einen Mitarbeiter oder Verkäufer erreichen, z. B. an einem entfernten Ort außerhalb des Büros. Der größte Vorteil besteht darin, dass eine automatische Voicemail-Telefonzentrale in der Regel unabhängig von der Tageszeit funktioniert, zu der auf sie zugegriffen wird.
Bereits aufgezeichnete Begrüßungen können von einem Benutzer oder von der Firma, die den Voicemail-Dienst anbietet, programmiert werden. Die Nachricht kann als Begrüßung des Anrufbeantworters dienen. Unternehmen sind häufig bereit, die Nachricht an die Art des Geschäfts anzupassen. Nachrichtensysteme mit einer automatischen Voicemail-Telefonzentrale enthalten manchmal Funktionen zum Weiterleiten, Speichern und Löschen von Anrufen, die Anrufern zur Verfügung stehen. Der Nachricht können Geschäftszeiten und Standorte hinzugefügt werden, damit Anrufer die Informationen ohne die Hilfe eines Geschäftspartners hören können.
Eine automatische Voicemail-Telefonzentrale kann von einem kleinen Unternehmen oder einem großen Unternehmen verwendet werden. Neben der Bereitstellung einer zeitsparenden automatisierten Methode zum Beantworten von Anrufen können auch Weiterleitungsoptionen enthalten sein. Anrufer können Nebenstellen zu bestimmten Telefonleitungen oder sogar zu Telefonen außerhalb des Büros eingeben. Während der Weiterleitung eines Anrufs kann ein Voicemail-System automatisch einen Anruf von den Firmen-Telefonleitungen abweisen, sodass zusätzliche Anrufe problemlos eingehen können. Eine automatische Voicemail-Telefonzentrale kann manchmal jemanden über einen Anruf benachrichtigen, indem sie ihren Piepser aktiviert oder ihr Handy anruft.
In einigen Fällen kann eine automatische Voicemail-Telefonzentrale mehrere Begrüßungsnachrichten verarbeiten. Dies kann nützlich sein, wenn mehr als eine Person oder ein Unternehmen dasselbe Telefonsystem und die Begrüßungsfunktionen verwendet. Die Konfiguration kann vom Dienstanbieter oder vom Telefonbenutzer vorgenommen werden.
Voicemail ist von Vorteil, wenn Mitarbeiter nicht immer an ihrem Schreibtisch sitzen oder wichtige Aufgaben zu erledigen haben. Bei Verwendung einer automatischen Voicemail-Telefonzentrale muss eine Person in der Regel die Tasten am Telefon drücken, um den Anruf an den richtigen Ort weiterzuleiten. In Kombination mit anderen Voicemail-Funktionen wie der E-Mail-Weiterleitung können Anrufer nicht nur ihre Nachricht hinterlassen, sondern auch jemanden erreichen, der gerade nicht im Büro ist.