Was ist automatisierte Voicemail?
Automatisierte Voicemail ist eine bestimmte Art von Telefon-Messaging-System. Ähnlich wie das Empfangen von Telefonnachrichten über einen Anrufbeantworter stellt die automatische Voicemail eine Sprachnachricht digital und ohne die Verwendung zusätzlicher eigenständiger Geräte bereit. Sobald eine Nachricht, die auch als Voicemail-Nachricht bezeichnet wird, auf einem Server gespeichert ist, können vorgesehene Empfänger diese Nachrichten abrufen, indem sie sich telefonisch bei einem System anmelden und die Wiedergabe einer Sprachaufnahme anhören.
Die automatische Voicemail bietet nicht nur die Möglichkeit, Sprachnachrichten zu senden und zu empfangen, sondern dient auch zum Weiterleiten eingehender Anrufe. Dies wird häufig in Unternehmen und Organisationen mit mehreren Mitarbeitern oder Abteilungen verwendet. Indem Anrufern mehrere Voicemail-Optionen angeboten werden, können Einzelpersonen auswählen, wie ihre Anrufe an die entsprechenden Teilnehmer geleitet werden sollen. Dies geschieht durch Auswahl einer oder mehrerer Eingabeaufforderungen, bei denen Anrufer vor der Weiterleitung eines Anrufs die entsprechenden Nummern auf den Wähltasten eines Telefons drücken müssen.
Mitunter als Sprachbank bezeichnet, wird die automatische Voicemail häufig anstelle einer lebenden Person verwendet, die eingehende Anrufe entgegennimmt, Nachrichten entgegennimmt und Anrufe weiterleitet. Während Unternehmen immer noch routinemäßig Empfangsmitarbeiter und Telefonisten beschäftigen, wird häufig auf die automatische Voicemail zurückgegriffen, um Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten zu tätigen oder Nachrichten entgegenzunehmen, wenn ein Mitarbeiter von seinem Schreibtisch zurückgetreten ist. Voicemail-Nachrichten verhindern, dass Anrufer Besetztzeichen empfangen oder dass ein Telefon länger klingelt, wenn eine Person nicht in der Lage ist, den Anruf anzunehmen. Gleichzeitig können Anrufer Nachrichten über die Art ihres Anrufs sowie ihre besten Kontaktinformationen hinterlassen, sodass der Grund für den Anruf durch einen Rückruf ermittelt werden kann.
Neben der professionellen Nutzung ist die automatische Voicemail eine häufige Funktion bei den meisten Mobiltelefonen und wird häufig in privaten Festnetz- und VoIP-Telefonsystemen verwendet. Bestimmte Arten von Funkrufsystemen bieten auch Voicemail-Optionen an, ebenso wie Unternehmen, die virtuelle Telefonnummern anbieten. Es ist nicht ungewöhnlich, dass eine Person mehr als ein Gerät oder eine Telefonnummer mit einem zugeordneten Voicemail-Konto besitzt, um eingehende Nachrichten zu sammeln.
Während eine automatisierte Voicemail hauptsächlich zum Weiterleiten von Anrufen und Sammeln von Telefonnachrichten verwendet wird, können auch ausgehende Nachrichten aufgezeichnet werden. Solche Nachrichten enthalten normalerweise Aufforderungen an einen Anrufer, eine Nachricht zu hinterlassen, nachdem er durch einen speziellen Ton dazu aufgefordert wurde. Viele ausgehende Nachrichten enthalten jedoch relevante Informationen, die Benutzer für geschäftliche oder persönliche Zwecke hilfreich finden können. Beispiele sind ausgehende automatisierte Voicemail-Nachrichten zu besonderen Ereignissen, zum Aufenthaltsort eines Mitarbeiters oder wichtige Kundendienstnachrichten.