Πώς μπορώ να επιλέξω την καλύτερη διαδικασία απογραφής;

Μια διαδικασία απογραφής αντιπροσωπεύει τα συγκεκριμένα βήματα ή διαδικασίες που χρησιμοποιεί μια εταιρεία κατά τη μετακίνηση των προϊόντων εφευρέτη μέσω των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων τους.Υπάρχουν διαφορετικοί τύποι αποθεμάτων στο επιχειρηματικό περιβάλλον.Οι εταιρείες παραγωγής και παραγωγής ασχολούνται συνήθως με τις πρώτες ύλες, την εργασία σε επεξεργασία και τα τελικά προϊόντα.Οι αποθήκες, οι διανομείς και οι λιανοπωλητές ασχολούνται κυρίως με τα τελικά προϊόντα έτοιμα προς πώληση σε άτομα και επιχειρήσεις.Αν και αυτές οι δύο ομάδες αντιπροσωπεύουν επιχειρήσεις σε διαφορετικά άκρα της αλυσίδας εφοδιασμού, οι διαδικασίες αποθεμάτων μπορούν να είναι παρόμοιες μεταξύ των δύο ομάδων.

Μια ευρεία επισκόπηση της διαδικασίας απογραφής είναι το σύστημα που χρησιμοποιεί μια εταιρεία για την παρακολούθηση του αποθέματος στο λογιστικό τους βιβλίο.Τα περιοδικά και διαρκή συστήματα απογραφής είναι τα πιο συνηθισμένα που βρίσκονται στις επιχειρήσεις.Τα περιοδικά συστήματα απογραφής δεν ενημερώνουν το γενικό βιβλίο μιας εταιρείας για κάθε συγκεκριμένη κίνηση του αποθέματος.Οι εταιρείες συνήθως ξεκινούν με ένα υπολείμματα απογραφής ανοίγματος και ενημερώνουν τις πληροφορίες σε τριμηνιαία ή ετήσια βάση.Ορισμένες εταιρείες ενδέχεται να προτιμούν να ενημερώνουν τα περιοδικά συστήματα απογραφής τους σε μηνιαία βάση.Τα διαρκή συστήματα απογραφής ενημερώνουν το γενικό βιβλίο της εταιρείας μετά από κάθε αγορά, πώληση ή προσαρμογή στον λογαριασμό απογραφής της εταιρείας.Παρόλο που τα διαρκή συστήματα απογραφής απαιτούν περισσότερη εργασία, παρέχουν ένα ακριβέστερο σύστημα για τη διέλευση μεμονωμένων διαδικασιών απογραφής. Οι εταιρείες θα πρέπει να επιλέξουν κάθε μεμονωμένη διαδικασία απογραφής ανάλογα με τον τύπο των στοιχείων της εταιρείας.Οι εταιρείες που παράγουν ή πωλούν ομοιογενή προϊόντα ή αντικείμενα σε μεγάλες παρτίδες ενδέχεται να προτιμούν μια απλούστερη διαδικασία απογραφής.Οι εταιρείες συχνά λαμβάνουν, αποθηκεύουν, ετικέτα και πωλούν αυτά τα προϊόντα απογραφής χωρίς να επιθεωρούν κάθε μεμονωμένο στοιχείο.Η δειγματοληψία είναι μια διαδικασία ελέγχου κοινής ποιότητας για ομοιογενή ή παρτίδα.Οι εταιρείες θα αξιολογήσουν την ποιότητα του αποθέματος επιλέγοντας ένα τυχαίο δείγμα για να επιθεωρήσουν το απόθεμα.

Τα αποθέματα που αποτελούνται από μεμονωμένα αγαθά ή σειρές προϊόντων απαιτούν συνήθως μια πιο λεπτομερή διαδικασία απογραφής.Οι εταιρείες θα ξοδεύουν άφθονα χρονικά διαστήματα, την επισήμανση και την τιμολόγηση αυτών των αγαθών, καθώς το κόστος κάθε προϊόντος είναι συνήθως διαφορετικό.Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και οι διαχειριστές συχνά παρακολουθούν αυτά τα στοιχεία μεμονωμένα για να κατανοήσουν ποια στοιχεία χρειάζονται αναπλήρωση στην εταιρεία.Οι επιχειρήσεις με τεράστια αποθέματα μεμονωμένων προϊόντων χρησιμοποιούν συνήθως το σύστημα διαρκούς απογραφής.Αυτό τους επιτρέπει να διατηρούν λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με το λογιστικό τους βιβλίο για να αντιπροσωπεύουν με ακρίβεια τις οικονομικές πληροφορίες σχετικά με το απόθεμα.

Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και οι διαχειριστές πρέπει επίσης να εξετάσουν το ποσό της εργασίας που απαιτείται για τη διαχείριση των αποθεμάτων.Οι μικρότερες επιχειρήσεις συχνά αγωνίζονται να διατηρήσουν τη διαδικασία απογραφής, επειδή έχουν λιγότερους υπαλλήλους για να ολοκληρώσουν τις λειτουργίες και να παρέχουν στον πωλητή ακριβείς πληροφορίες απογραφής.Οι μικρές επιχειρήσεις θα πρέπει επίσης να εξετάσουν τις διαδικασίες αποθεμάτων σε εξωτερικούς συνεργάτες που ενδέχεται να περιπλέξουν τις επιχειρηματικές τους δραστηριότητες.Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν επίσης να αποφύγουν τις συγκεκριμένες λεπτομέρειες για τη διαχείριση των μεμονωμένων διαδικασιών απογραφής.