Τι είναι η ροή εργασίας του έργου;

Μια ροή εργασίας έργου αποτελείται από τα συλλογικά βήματα που περιλαμβάνουν μία ή περισσότερες εργασίες, με αποτέλεσμα την έξοδο ενός προϊόντος, υπηρεσίας ή οργανωμένων δεδομένων.Αυτά τα καθήκοντα συχνά ομαδοποιούνται σε επαναλαμβανόμενες ενέργειες.Ο στόχος της διαχείρισης μιας ροής εργασίας του έργου είναι η βελτιστοποίηση της απόδοσης στη χρήση του προσωπικού και του εξοπλισμού μειώνοντας παράλληλα την έκθεση σε κινδύνους.Το λογισμικό χρησιμοποιείται συχνά ως εργαλείο, παράλληλα με άλλες οργανωτικές στρατηγικές.Το επιθυμητό αποτέλεσμα είναι η βελτιστοποίηση των μελών της ομάδας του έργου και η πιο αποτελεσματική χρήση των πόρων προκειμένου να παραχθεί η επιθυμητή παραγωγή.

Η διαχείριση του έργου καλύπτει αρκετούς τομείς επιχειρηματικών πρακτικών.Αυτά περιλαμβάνουν: ανάλυση του έργου.μια διαδικασία ανακάλυψης του ποιος πρέπει να συμμετέχει στη λήψη αποφάσεων και του οποίου η τεχνογνωσία πρέπει να αξιοποιηθεί.και την κατασκευή μιας συνολικής στρατηγικής για το σχεδιασμό της ροής εργασίας.Στη διαδικασία ανακάλυψης, ο διαχειριστής ροής εργασίας του έργου θα αμφισβητήσει συνήθως τους δυνητικούς ενδιαφερόμενους για τους στόχους τους για το έργο.

Οι στόχοι του έργου περιλαμβάνουν τον τρόπο λειτουργίας του έργου μόλις ολοκληρωθεί και ποιο θα είναι ο συνολικός σχεδιασμός.Κατά τη διάρκεια του καθορισμού αυτών των στόχων, ο καλύτερος τρόπος για την εφαρμογή των σταδίων του έργου θα πρέπει να αρχίσει να λαμβάνει μορφή.Δεδομένου ότι μια ροή εργασίας του έργου ταιριάζει σε συνολικούς στόχους οργανισμών, συλλέγεται συνήθως σημαντική ποσότητα πληροφοριών.Ο συντονισμός με άλλες πτυχές του οργανισμού είναι επίσης σημαντικός.

Η αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας της ροής εργασίας του έργου πρέπει να είναι μια συνεχιζόμενη διαδικασία.Η επίτευξη ορόσημων προσφέρει ευκαιρίες για αναθεώρηση της προόδου μέχρι σήμερα και για τη λήψη διορθώσεων και προσαρμογών όπως απαιτείται.Μπορούν να προκύψουν συγκρούσεις, καθώς τίθενται σε εφαρμογή τα νέα μέλη της ομάδας.Οι επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να συνεργαστούν με τους διαχειριστές ροής εργασίας του έργου για την επίλυση αυτών των συγκρούσεων, αν συμβούν.

Κατά τη δημιουργία μιας νέας ροής εργασίας έργου, μπορούν να δημιουργηθούν και να δοκιμαστούν πρωτότυπα, ενώ οι ιδέες και οι παρατηρήσεις μπορούν να συλλεχθούν από τους ενδιαφερόμενους.Αυτοί οι ενδιαφερόμενοι μπορεί να περιλαμβάνουν προσωπικό παραγωγής, διαχείριση και επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού.Οι τελευταίοι διαθέτουν σε βάθος γνώση των κανονισμών που περιλαμβάνουν ασφάλεια στο χώρο εργασίας.Αυτή είναι μια σημαντική πτυχή της μείωσης της έκθεσης σε κινδύνους.

Όσοι διαχειρίζονται τις ροές εργασίας του έργου θα είναι συνήθως ενημερωμένοι στη διαχείριση της οργάνωσης και τους ανθρώπινους πόρους και τα άπταιστα σε μοντέλα λήψης αποφάσεων.Ένας υπεύθυνος του έργου είναι επίσης υπεύθυνος για τον εντοπισμό και τη διαχείριση πιθανών κινδύνων.Οι κίνδυνοι μπορεί να περιλαμβάνουν διακοπή της πρόσβασης σε αγαθά, υπηρεσίες ή βασικό άτομο που είναι βασικό μέλος της ομάδας στο έργο.Ο διαχειριστής του έργου μπορεί επίσης να υποχρεωθεί να προσαρμοστεί στις αλλαγές στο συνολικό επιχειρηματικό περιβάλλον, ενδεχομένως εκμεταλλευόμενοι τις νέες ευκαιρίες για κέρδη απόδοσης.Για παράδειγμα, μπορεί να κυκλοφορήσει μια αναβάθμιση λογισμικού που χρησιμοποιείται επί του παρόντος για την ανάπτυξη του έργου ή τη διαχείριση της πτυχής της ροής εργασίας του έργου.