Τι είναι η διαχείριση τιμολογίων;

Η διαχείριση τιμολογίων είναι μια εσωτερική επιχειρηματική λειτουργία που είναι υπεύθυνη για τη διαχείριση εγγράφων από πωλητές ή προμηθευτές.Τα τιμολόγια αντιπροσωπεύουν ένα έγγραφο προέλευσης στη λογιστική.Τα έγγραφα προέλευσης περιγράφουν συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με μια οικονομική συναλλαγή.Οι πωλητές συνήθως παρέχουν εξωτερικές υπηρεσίες όπως συντήρηση, επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας, προμήθειες γραφείου ή διαφήμιση σε επιχειρήσεις.Οι προμηθευτές εκπροσωπούν εταιρείες που παρέχουν στις επιχειρήσεις οικονομικούς πόρους.Οι οικονομικοί πόροι περιλαμβάνουν τις πρώτες ύλες και την άμεση εργασία που απαιτείται για την παραγωγή καταναλωτικών αγαθών ή υπηρεσιών.Οι εταιρείες χρησιμοποιούν διαδικασίες διαχείρισης τιμολογίων για να εξασφαλίσουν ότι οι προμηθευτές και οι προμηθευτές λαμβάνουν έγκαιρα την πληρωμή.

Μια κοινή διαδικασία διαχείρισης τιμολογίων είναι το σύστημα τρισδιάστατων αγώνων που βρίσκεται σε πληρωτέες λειτουργίες λογαριασμών.Οι εντολές αγοράς αντιπροσωπεύουν τις εσωτερικές πληροφορίες της εταιρείας που παρέχουν σε άτομα ειδική εξουσιοδότηση για αγορά αντικειμένων από πωλητές ή προμηθευτές.Δύο αντίγραφα των παραγγελιών αγοράς συνήθως υπάρχουν σε μια επιχείρηση.Ο ένας αποστέλλεται στον πωλητή ή στον προμηθευτή και διατηρείται στο τμήμα λογιστικής της εταιρείας.Το έγγραφο αυτό μπαίνει αργότερα κατά τη διάρκεια της διαδικασίας διαχείρισης τιμολογίων. Οι εταιρείες που χρησιμοποιούν το λογισμικό τεχνολογίας επιχειρήσεων μπορούν να χρησιμοποιούν ηλεκτρονικά αντίγραφα των παραγγελιών αγοράς.Αντί να διατηρούν ένα αντίγραφο χαρτιού σε ένα αρχείο, οι εταιρείες μπορούν να σαρώσουν αυτές τις πληροφορίες σε μια βάση δεδομένων διακομιστή.Αυτό επιτρέπει στα άτομα να αναθεωρήσουν ή να ανακτήσουν την παραγγελία αγοράς ανάλογα με τις ανάγκες.Το επιχειρηματικό λογισμικό μπορεί επίσης να αυξήσει την ακρίβεια των πληροφοριών παραγγελίας αγοράς.

Το δεύτερο έγγραφο στο σύστημα διαχείρισης τιμολογίων τριμήνου είναι το εισιτήριο λήψης.Το εισιτήριο λήψης και υποδεικνύει ότι όλα τα αγαθά ή οι υπηρεσίες παραλήφθηκαν από την εταιρεία σύμφωνα με την εντολή αγοράς.Η λήψη εισιτηρίων είναι συνήθως ευθύνη της αποθήκης ή του διοικητικού προσωπικού της εταιρείας.Ένα αντίγραφο της εντολής αγοράς και του εισιτηρίου παραλαβής αποστέλλεται στη λογιστική για να ολοκληρώσει την πληρωμή του τιμολογίου.

Πολλοί προμηθευτές και προμηθευτές προσφέρουν στους πελάτες 30 ημέρες για να πληρώσουν πριν από την αξιολόγηση των τελών και των τόκων σε μη καταβληθέντα υπόλοιπα.Οι πληρωτέοι υπάλληλοι λογαριασμοί θα καταθέσουν το εισιτήριο λήψης και την παραγγελία αγοράς σε ένα εξαιρετικό αρχείο.Μετά τη λήψη του τελικού τιμολογίου του πωλητή που ζητούσε πληρωμή, ο υπάλληλος Payables θα ταιριάζει με τα τρία έγγραφα για να εξασφαλίσει τις αντιστοιχίες πληροφοριών.Η αντιστοίχιση των πληροφοριών κάθε εγγράφου είναι η ουσία του συστήματος διαχείρισης τιμολογίων τριών δρόμων.Οι εταιρείες σπάνια πληρώνουν προμηθευτές ή προμηθευτές εάν τα έγγραφα δεν ταιριάζουν.Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία πληρωτέων λογαριασμών, οι υπάλληλοι θα μειώσουν την επιταγή για το τιμολόγιο, θα ζητήσουν υπογραφή από τον ιδιοκτήτη ή τον κατάλληλο διαχειριστή και θα ταχυδρομήσουν την επιταγή

Οι εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιήσουν προσαρμοσμένα συστήματα διαχείρισης τιμολογίων.Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και οι διαχειριστές θα αναπτύξουν ένα σύστημα που υποστηρίζει καλύτερα τα back office και τις λογιστικές λειτουργίες τους.Οι μεγαλύτεροι οργανισμοί που λαμβάνουν αρκετές εκατοντάδες τιμολόγια κάθε μήνα ενδέχεται να επιθυμούν ένα απλούστερο σύστημα από τον τρισδιάστατο αγώνα.Η διαχείριση τιμολογίων δεν απαιτεί από όλες τις εταιρείες να χρησιμοποιούν το ίδιο σύστημα.