Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να οργανώσετε αρχεία;

Η διατήρηση της γραφειοκρατίας μπορεί να σας βοηθήσει να βρείτε χαρτιά όταν τα χρειάζεστε χωρίς να χρειάζεται να κάνετε αναζήτηση παντού.Μερικοί άνθρωποι μπορεί να μην αφιερώσουν χρόνο για να οργανώσουν αρχεία επειδή δεν είναι σίγουροι από πού να ξεκινήσουν, αλλά είναι σημαντικό να διατηρηθούν τα πάντα σε τάξη και να ξεφορτωθούν.Ενώ τα οργανωμένα αρχεία μπορεί να φαίνονται απίθανο, ειδικά αν εξετάζετε αυτήν τη στιγμή ένα υπερχείλιση αρχείων, είναι πολύ εφικτό.

Υπάρχουν εκείνοι που μπορεί να μην είναι βέβαιοι πόσο καιρό πρέπει να κρατήσουν τα χαρτιά τους.Εφόσον τα χαρτιά σας είναι απαραίτητα για φορολογικούς σκοπούς, είναι σημαντικό να τα κρατήσετε από τον Ιανουάριο έως ότου ολοκληρωθούν οι φόροι σας το επόμενο έτος.Μετά την ολοκλήρωση των φόρων σας, ο λογιστής σας μπορεί να συμβουλεύσει πόσο περισσότερο θα πρέπει να διατηρήσετε τα χαρτιά.Τα έγγραφα σχετικά με τους φόρους, τα ιατρικά αρχεία, τους λογαριασμούς συνταξιοδότησης και ταμιευτηρίου και τα αρχεία στέγασης πρέπει να διατηρούνται μόνιμα.Τα έγγραφα που σχετίζονται με τα ακριβά αντικείμενα σας, όπως τα κοσμήματα, τα αυτοκίνητα και τα αντίκες, πρέπει επίσης να διατηρούνται μόνιμα.Δηλώσεις πιστωτικών καρτών που μπορεί να θέλετε να διατηρήσετε για επτά χρόνια και λογαριασμούς κοινής ωφέλειας που συνήθως μπορείτε να κρατήσετε για περίπου ένα χρόνο.

Όταν θέλετε να οργανώσετε αρχεία, μπορείτε να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο και χώρο εάν ξεφορτωθείτε αυτό που δεν χρειάζεστε.Τοποθετήστε κάθε χαρτί σε ένα σωρό με άλλα αντίστοιχα χαρτιά και ό, τι δεν θέλετε να τοποθετήσετε ένα άλλο σωρό για να τεμαχίσετε.Αφού μειώσετε το μέγεθος, ξέρετε ακριβώς πόσο χώρο χρειάζεστε για τα αρχεία σας.

Οι φάκελοι της Μανίλα είναι χρήσιμοι όταν έρχεται χρόνος για την οργάνωση αρχείων.Γράψτε στην καρτέλα τι περιέχει κάθε φάκελος και τοποθετήστε τους φακέλους με αλφαβητική σειρά.Αρχεύστε τα χαρτιά που περιέχονται σε κάθε φάκελο σε εντολή ημερομηνίας, για παράδειγμα, βάλτε τα παλαιότερα χαρτιά στο πίσω μέρος και τα νεότερα μπροστά.Όχι μόνο αυτό είναι ευκολότερο για να βρείτε αυτό που χρειάζεστε, αλλά για όταν πρέπει να καθαρίσετε τους φακέλους έξω.

Τα αρχεία χαρτιού δεν είναι τα μόνα αρχεία που μπορούν να πάρουν ανοργάνωση?Τα ψηφιακά αρχεία μπορούν επίσης.Για να μάθετε τι πρέπει να οργανώσετε, να περάσετε από κάθε περιοχή του υπολογιστή σας και να καθαρίσετε αρχεία που δεν χρειάζεστε πλέον, είτε πρόκειται για εικόνες είτε για έγγραφα.Εάν εξακολουθείτε να θέλετε τα αρχεία, σκεφτείτε να τα μεταφέρετε σε ένα κλειδί μνήμης USB ή σε ένα κενό CD. Για να οργανώσετε αρχεία, θα πρέπει να ορίσετε ένα συγκεκριμένο σημείο για καθένα από αυτά.Ακριβώς όπως θα κάνατε για αρχεία χαρτιού, κάντε μεμονωμένους φακέλους στον υπολογιστή σύμφωνα με συγκεκριμένες κατηγορίες.Για παράδειγμα, ομαδοποιήστε τα έργα εργασίας σας μαζί σε ένα φάκελο και φωτογραφίες από μια συγκεκριμένη οικογενειακή διακοπή σε άλλη και επισημάνετε τα ανάλογα.Είτε τα χρειάζεστε είτε αποφασίζετε ότι θέλετε να τα διαγράψετε στο μέλλον, ξέρετε ακριβώς πού να τα βρείτε.Για να βεβαιωθείτε ότι όλα παραμένουν οργανωμένα, θυμηθείτε να επισημάνετε σωστά κάθε ψηφιακό αρχείο που αποθηκεύετε και να το τοποθετήσετε στον αντίστοιχο φάκελο.

Η κατοχή μη συστηματικών αρχείων μπορεί να σας οδηγήσει να είστε φρικιασμένοι και απογοητευμένοι, αλλά αν τα οργανώσετε μία φορά, ίσως να μην έχετενα τα κάνεις ξανά.Κρατώντας τους οργανωμένους συνεχώς θα σας εμποδίσει να χρειαστεί να περάσετε χρόνο να περάσετε από την αρχική διαδικασία οργάνωσης ξανά.Λαμβάνοντας το χρόνο για να οργανώσετε αρχεία μπορεί να οδηγήσει σε σας να μπορείτε να βρείτε αυτό που χρειάζεστε όταν το χρειάζεστε χωρίς μια εξαντλητική διαδικασία αναζήτησης.Επιπλέον, η οργάνωση των αρχείων σας σε ένα μέρος θα τους εμποδίσει να γίνουν ακαταστασία που ξεχειλίζει στο υπόλοιπο σπίτι σας.