Ποιο είναι το έγγραφο έναρξης του έργου;

Ένα έγγραφο έναρξης του έργου (PID), ή σύντομη σύντομη, χρησιμοποιείται στη διαχείριση του έργου για να επισημάνει το σχέδιο προσέγγισης του έργου.Τα συγκεκριμένα τμήματα ενός PID ποικίλλουν μεταξύ των οργανισμών και της μεθοδολογίας του έργου.Γενικά, καλύπτουν ορισμένες βασικές πληροφορίες που περιγράφουν το έργο, συμπεριλαμβανομένου του ορισμού, της περίπτωσης, των παραδοτέων, των περιορισμών, του κινδύνου, των μελών, του σχεδίου επικοινωνίας, της ανοχής του έργου και των υπογραφών.

Ο ορισμός του έργου είναι ένα βασικό τμήμα της τεκμηρίωσης.Θα περιγράψει τους στόχους, τους στόχους και τα επιθυμητά αποτελέσματα του έργου, πώς θα μετρηθεί ο καθένας και το πεδίο εφαρμογής των εργασιών που πρέπει να ολοκληρωθεί.Το έγγραφο έναρξης του έργου θα πρέπει να αναφέρει σαφώς τα χαρακτηριστικά που πρέπει να συμπεριληφθούν και να αποκλειστούν.

Μια επιχειρηματική περίπτωση είναι απαραίτητη για το έργο.Αυτή η ενότητα πρέπει να διευκρινίσει την αξία που αναμένεται να παραδώσει στον οργανισμό στον οργανισμό σε αντάλλαγμα για το κόστος.Εάν ένα έργο δεν μπορεί να προσφέρει αρκετά οφέλη για να δικαιολογήσει τα έξοδα και την προσπάθειά του, πιθανότατα δεν θα χρηματοδοτηθεί.

Τα παραδοτέα του έργου θα πρέπει να τεκμηριωθούν.Τα παραδοτέα μπορεί να περιλαμβάνουν κωδικό προγράμματος ή άλλα προϊόντα και υπηρεσίες που προκύπτουν από το έργο.Μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν άλλα έγγραφα, όπως επιχειρηματικές απαιτήσεις, σχέδια δοκιμών και εγχειρίδια κατάρτισης.

Το PID θα πρέπει να απαριθμήσει τυχόν περιορισμούς που αντιμετωπίζουν το έργο.Οι περιορισμοί είναι εξωτερικοί παράγοντες που μπορεί να επηρεάσουν το έργο, αλλά βρίσκονται εκτός του ελέγχου του διαχειριστή του έργου.Οι υποθέσεις, όπως ένας προγραμματιστής λογισμικού τρίτου μέρους που παρέχει κώδικα, θα πρέπει να τεκμηριωθούν.

Όλα τα έργα έχουν κινδύνους.Ο διαχειριστής του έργου πρέπει να προσδιορίσει τους κινδύνους που τους τεκμηριώνουν χρησιμοποιώντας ένα μητρώο κινδύνου ή ένα αρχείο καταγραφής.Οι κίνδυνοι πρέπει να παρακολουθούνται και να εμποδίζονται ή να μετριάζονται όταν είναι δυνατόν.Ο διαχειριστής του έργου θα πρέπει να αναπτύξει σχέδια για τη διαχείριση αυτών που δεν μπορούν να αποφευχθούν.

Κατάλογος προσωπικού και ενός χρονοδιαγράμματος είναι επίσης βασικά στοιχεία ενός εγγράφου έναρξης του έργου.Οι ρόλοι και οι ευθύνες θα πρέπει να απαριθμούνται με κάθε μέλος του έργου.Το τμήμα σχεδιασμού του έργου παρέχει μια επισκόπηση του χρονοδιαγράμματος για την παράδοση κρίσιμων εργασιών.

Ένας οργανισμός μπορεί να περιλαμβάνει ένα σχέδιο επικοινωνίας σε ένα PID.Το σχέδιο αυτό μπορεί να περιλαμβάνει διάφορες συναντήσεις που θα πραγματοποιηθούν με μέλη της ομάδας.Μπορεί επίσης να τεκμηριώσει τις αναμενόμενες επικοινωνίες στην εκτελεστική διαχείριση και στους τελικούς χρήστες που ενδέχεται να επηρεαστούν από το έργο.

Πολλοί οργανισμοί δημιουργούν ανοχές έργων.Οι ανοχές σχετίζονται με το πραγματικό ποσό εργασίας και εξόδων που προκύπτουν από το έργο κατά του σχεδίου.Ένα έργο που δεν λειτουργεί με την επιτρεπόμενη διακύμανση του προγραμματισμένου χρονοδιαγράμματος και του προϋπολογισμού μπορεί να υπόκειται σε πρόσθετη επισκόπηση διαχείρισης.Αυτές οι πληροφορίες μπορούν επίσης να συμπεριληφθούν στο έγγραφο έναρξης του έργου

Οι περισσότεροι PID έχουν μια περιοχή για υπογραφές.Τα στελέχη και οι διαχειριστές πρέπει συνήθως να υπογράψουν το έγγραφο.Η υπογραφή τους δείχνει ότι θα υποστηρίξουν το έργο μέσω χρηματοδότησης ή αφιερώνοντας τους υπαλλήλους για να εργαστούν σε αυτό.