Πώς μπορώ να γίνω διευθυντής διοικητικού γραφείου;

Ενώ οι θέσεις εργασίας στη διοίκηση γραφείων μπορούν να βρεθούν σχεδόν σε κάθε κλάδο, η πλειοψηφία αυτών των τύπων θέσεων συνήθως βρίσκεται στην υγειονομική περίθαλψη, στις επιχειρηματικές υπηρεσίες, στις τράπεζες, στις κυβερνητικές υπηρεσίες, στις ασφαλιστικές εταιρείες και στα σχολεία.Συνήθως περιλαμβάνουν όλα τα τμήματα και τα επίπεδα του εργατικού δυναμικού.Λόγω του μεγάλου αριθμού προσωπικού γραφείου και βοηθών διοικητικών γραφείων, υπάρχει συνήθως μεγάλη ανάγκη για τους διαχειριστές διοικητικών γραφείων να σχεδιάσουν, να κατευθύνουν και να εποπτεύουν την καθημερινή ροή εργασίας για να επιτύχουν τους επιχειρησιακούς στόχους του οργανισμού.Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να γίνει διοικητικός διευθυντής γραφείων, συμπεριλαμβανομένης της εκπαίδευσης και της προώθησης στην εταιρεία.

Η πλειοψηφία των θέσεων του διοικητικού γραφείου απαιτεί δευτεροβάθμιο πτυχίο, είτε πρόκειται για πτυχίο συνεργάτη, πτυχίο πανεπιστημίου ή υψηλότερο.Υπάρχουν πολλά διαφορετικά σχολεία, μαθήματα και προγράμματα για τη θέση του διαχειριστή γραφείου, συμπεριλαμβανομένων των παραδοσιακών τετραετούς πανεπιστημίων, των κοινοτικών κολλεγίων και των εμπορικών σχολείων.Τα μαθήματα λογιστικής, επιχειρηματικών μαθηματικών, εφαρμογών ηλεκτρονικών υπολογιστών, τεχνολογίας γραφείου, ανθρώπινου δυναμικού και επιχειρηματικού νόμου πρέπει συνήθως να λαμβάνονται για να λάβουν την πιστοποίηση ή το πτυχίο για να γίνουν διοικητικοί διευθυντές γραφείων.έχουν σχετική εργασιακή εμπειρία, ακόμη και μετά την απόκτηση όλων των εκπαιδευτικών απαιτήσεων για την εργασία.Πολλές φορές αυτό είναι ο λόγος για τον οποίο οι εσωτερικές προσφορές είναι ο πιο συνηθισμένος τρόπος για να επιτευχθεί αυτή η θέση.Οι διαχειριστές των διοικητικών γραφείων έχουν πολλές ευθύνες που περιλαμβάνουν συνήθως εργασίες σχεδιασμού, εποπτεία του προσωπικού, επανεξέταση των εργασιών, ολοκλήρωση αξιολογήσεων των εργαζομένων και την πρόσληψη και τον τερματισμό των εργαζομένων.Με αυτό το ευρύ φάσμα των καθηκόντων, οι διαχειριστές της διοίκησης γραφείων πρέπει συνήθως να γνωρίζουν και να κατανοούν τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες των εργαζομένων, πόσο καιρό παίρνουν οι εργασίες και πώς να εκπαιδεύσουν και να διαχειρίζονται τους άλλους.Ο υπάλληλος, ο διοικητικός βοηθός ή άλλη θέση που βοηθά στην εκμάθηση της εταιρείας και του προσωπικού, είναι συνήθως ένας πιθανός υποψήφιος για να γίνει διοικητικός διευθυντής γραφείων.Μαζί με την εμπειρία στο χώρο εργασίας, οι υποψήφιοι συνήθως πρέπει να προετοιμάζονται με τη λήψη μαθημάτων επαγγελματικής ανάπτυξης σε θέματα όπως οι διαπροσωπικές σχέσεις, η προπόνηση, η διαχείριση του χρόνου και η διαχείριση του έργου.Μπορεί επίσης να είναι επωφελές για έναν υποψήφιο να αναζητήσει ευκαιρίες κατάρτισης εποπτών στις τρέχουσες θέσεις.Οι εταιρείες μπορούν επίσης να αναζητήσουν σετ δεξιοτήτων που περιλαμβάνουν την ομαδική εργασία, την οργάνωση, την ηγεσία και την καλή επικοινωνία όταν προωθούνται από τον οργανισμό.

Ένα άλλο σημαντικό χαρακτηριστικό προσωπικότητας που συνήθως απαιτείται για να γίνει διοικητικός διευθυντής γραφείου έχει εξαιρετικές δεξιότητες ανθρώπων.Οι διαχειριστές γραφείων λειτουργούν συνήθως ως συνδέσμους μεταξύ όλων των επιπέδων προσωπικού και πρέπει να επιλύουν τα προβλήματα σε τακτική βάση.Ορισμένα έργα ενδέχεται να περιλαμβάνουν τμήματα αναδιάρθρωσης, την εφαρμογή νέων πολιτικών της εταιρείας και τη διαμεσολάβηση διαπροσωπικών συγκρούσεων.Συνήθως, πρέπει επίσης να κατανοήσουν τις συμφωνίες εργασίας και να αναφέρουν τυχόν ζητήματα στην ανώτερη ομάδα διαχείρισης. Το να γίνει διοικητικός διευθυντής γραφείου απαιτεί συνήθως έναν υποψήφιο για να μπορεί να συνεργαστεί με όλους τους διαφορετικούς τύπους προσωπικοτήτων και επαγγελματικών επιπέδων.Αυτό περιλαμβάνει συνήθως όλους από τον υπάλληλο ταχυδρομείου στον αντιπρόεδρο.Γνωρίζοντας πώς να είστε προσανατολισμένες στις λεπτομέρειες, αναλυτική, δημιουργική και ευέλικτη ταυτόχρονα μπορεί να είναι απαραίτητη για να είναι επιτυχής σε αυτή τη θέση.