Ποιες είναι οι κοινές ερωτήσεις συνέντευξης του διοικητικού βοηθού;

Οι διοικητικοί βοηθοί βοηθούν συνήθως τους διαχειριστές, τους διευθυντές, τους αντιπροέδρους και το προσωπικό σε επίπεδο C με εργασίες όπως ο προγραμματισμός, οι επικοινωνίες, η παραγωγή εγγράφων, τα ταξίδια και τα καθήκοντα γραφείου.Μπορούν επίσης να βοηθήσουν ένα ολόκληρο τμήμα με αυτούς τους τύπους καθηκόντων.Κατά τη διάρκεια μιας συνέντευξης, ο διαχειριστής μίσθωσης θα θέτει συνήθως ερωτήσεις που επικεντρώνονται στις σκληρές δεξιότητες του υποψηφίου, τις μαλακές δεξιότητες, την προηγούμενη εμπειρία και το προσωπικό στυλ εργασίας..Ορισμένες θέσεις ενδέχεται να απαιτούν πρόσθετες ειδικές δεξιότητες.Για παράδειγμα, ο διοικητικός βοηθός σε έναν κοσμήτορα της εκπαίδευσης μπορεί να χρειαστεί να είναι εξοικειωμένος με τους κανόνες της ακαδημαϊκής έκδοσης και ο βοηθός του Διευθύνοντος Συμβούλου ενός νοσοκομείου μπορεί να χρειαστεί να εξοικειωθεί με τη βασική ιατρική ορολογία.Οι ερωτήσεις συνέντευξης του διοικητικού βοηθού θα σχεδιάζονται συχνά για να αποκαλύψουν την επάρκεια του συνεντευξιαζόμενου σε αυτούς τους τομείς.Ο υποψήφιος μπορεί επίσης να ερωτηθεί με ποιους τύπους προγραμμάτων υπολογιστών με τους οποίους έχει συνεργαστεί ή μπορεί να ρωτηθεί πόσα χρόνια εμπειρίας έχει σε μια συγκεκριμένη περιοχή δεξιοτήτων.

Οι διαχειριστές προσλήψεων θα ζητήσουν επίσης από τους διοικητικούς βοηθούς ερωτήματα συνέντευξης που διερευνούν τις μαλακές δεξιότητες του υποψηφίου.Αυτό περιλαμβάνει τομείς όπως η οργάνωση και η διαπροσωπική επικοινωνία.Για παράδειγμα, ένας βοηθός διοικητικού τμήματος μπορεί να χρειαστεί να διαχειριστεί τα χρονοδιαγράμματα πολλών ατόμων με διαφορετικές λειτουργίες και διαφορετικά στυλ εργασίας.Σε αυτή την περίπτωση, ο διαχειριστής μίσθωσης μπορεί να ρωτήσει για την ικανότητα του υποψηφίου να προκαλέσει απαραίτητες πληροφορίες τόσο από υπερβολικά όσο και από τους υπεύθυνους επικοινωνίας με ελάχιστη τριβή στο χώρο εργασίας.

Πολλά διοικητικά βοηθητικά ερωτήματα συνέντευξης στο κέντρο γύρω από την εμπειρία, επειδή το παρελθόν προσφέρει απόδειξη των ικανοτήτων ενός υποψηφίου.Αυτές οι ερωτήσεις μπορούν να αντιμετωπίσουν είτε τους σκληρούς είτε τους μαλακούς χώρους δεξιοτήτων.Για παράδειγμα, ένας υψηλόβαθμος υπεύθυνος έρευνας και ανάπτυξης θα χρειαστεί διοικητικός βοηθός που μπορεί να εμπιστευτεί με ευαίσθητες ή εμπιστευτικές πληροφορίες, οπότε μπορεί να ζητήσει από τον υποψήφιο να αναφέρει λεπτομερώς την εμπειρία του παρελθόντος με παρόμοιες πληροφορίες.Ένας διοικητικός βοηθός για μια νεοσυσταθείσα θέση ή τμήμα μπορεί να χρειαστεί να δημιουργήσει ένα λειτουργικό σύστημα αρχειοθέτησης από την αρχή, οπότε ο διαχειριστής μίσθωσης μπορεί να ζητήσει από τον υποψήφιο να ανακαλύψει μια εποχή που ολοκλήρωσε ένα παρόμοιο έργο.Μαζί πολύ στενά για να επιτευχθεί ένας κοινός στόχος, οπότε είναι συχνά κρίσιμο οι στυλ εργασίας τους να είναι δωρεάν.Ένας διευθυντής που γνωρίζει τον εαυτό του να είναι άσχημα οργανωμένος θα αναζητήσει συχνά έναν διοικητικό βοηθό που είναι εξαιρετικά οργανωμένος και δεν φοβάται να τον κρατήσει σε καθήκον.Ένας διευθυντής που τείνει να είναι ιδιοσυγκρασιακή ή να έχει λιγότερο από τις τέλειες επικοινωνιακές δεξιότητες θα επιλέξει συχνά έναν διοικητικό βοηθό ο οποίος δεν επηρεάζεται και από την νοοτροπία του και είναι σε θέση να «εξομαλύνει τα φτερά» των ανθρώπων που μπορεί να ανταγωνιστεί.Ένας διευθυντής που ταξιδεύει πολύ θα χρειαστεί έναν βοηθό που μπορεί να λειτουργήσει αποτελεσματικά με πολύ μικρή άμεση επίβλεψη.

Οι υποψήφιοι πρέπει να αναμένουν να απαντήσουν σε ερωτήσεις συνέντευξης του διοικητικού βοηθού που αντιμετωπίζουν και τα προσωπικά κίνητρα και τις προτιμήσεις στυλ εργασίας.Αυτό είναι τόσο σημαντικό που θα είναι συχνά ο αποφασιστικός παράγοντας μεταξύ των υποψηφίων εξίσου εξειδικευμένων.Ένας υποψήφιος με δωρεάν στυλ εργασίας μπορεί ακόμη και να επιλεγεί πάνω από ένα με περισσότερη εμπειρία ή εκπαίδευση.