Τι κάνει ένας διαχειριστής γραφείου βοήθειας;

Ένας διαχειριστής γραφείου βοήθειας είναι υπεύθυνος για την κατάρτιση, την επίβλεψη και την παρακίνηση μιας ομάδας υπαλλήλων γραφείου βοήθειας.Αυτό το προσωπικό υποστήριξης εξαρτάται συνήθως από την παροχή στους πελάτες και τους πελάτες με υποδειγματική και έγκαιρη υποστήριξη στο τηλέφωνο και μέσω επικοινωνιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ιστότοπων.Ο διαχειριστής μπορεί να εργάζεται για μια εταιρεία υποστήριξης τρίτων ή να συμμετάσχει σε ένα τμήμα γραφείου βοήθειας στο σπίτι.

Η υποστήριξη γραφείου βοήθειας επικεντρώνεται συνήθως στην επίλυση τεχνικών ζητημάτων που σχετίζονται με εφαρμογές υπολογιστών ή λειτουργικά ηλεκτρονικά συστήματα ή συσκευές.Ο διαχειριστής υποχρεούται κανονικά να είναι ειδικός σε όλα τα υποστηριζόμενα προϊόντα και συχνά αλληλεπιδρά τακτικά με τους πωλητές, τους πελάτες και άλλους διαχειριστές των τμημάτων.Είναι επίσης το πρόσωπο που συνήθως προβάλλει και προσλαμβάνει νέους υπαλλήλους και κάνει συστάσεις για προωθήσεις και απολύσεις.

Η ικανοποίηση των αναγκών των πελατών είναι συνήθως ο κύριος στόχος ενός διαχειριστή γραφείου βοήθειας.Εξαρτάται από την ομάδα της για την παροχή εμπειρογνωμόνων, πρακτικών συμβουλών στους πελάτες με φιλικό, επαγγελματικό τρόπο.Για να εξασφαλιστεί η ικανοποίηση του πελάτη, συχνά παρακολουθεί τις επικοινωνίες για να βεβαιωθεί ότι είναι απαλλαγμένες από συγκαταβατικές, ακατάλληλες ή αναλογικές στάσεις και γλώσσα.Συνήθως υποχρεούται να είναι ενημερωμένη για τα τελευταία προϊόντα για τα οποία η ομάδα της παρέχει υποστήριξη.Μόλις εκπαιδεύεται στις λειτουργίες του συστήματος και μαθαίνει ποιες είναι οι πιο συνηθισμένες έρευνες, είναι ευθύνη της να μεταδώσει σαφώς αυτές τις πληροφορίες στο προσωπικό της.Η ικανότητά της να εκπαιδεύει αποτελεσματικά το προσωπικό της για την επίλυση των προβλημάτων των πελατών είναι το κλειδί για την επιτυχία του τμήματος.

Εκτός από τις δραστηριότητες κατάρτισης και εξυπηρέτησης πελατών, απαιτείται συνήθως ένας διαχειριστής γραφείου βοήθειας για την προετοιμασία προγραμμάτων εργασίας που εγγυώνται επαρκή κάλυψη εξυπηρέτησης πελατών ανά πάσα στιγμή.Θεωρείται γενικά ότι οι υπάλληλοι του γραφείου που υπερβαίνουν συχνά παρέχουν υποβαθμισμένη υποστήριξη στους πελάτες.Ο αποτελεσματικός προγραμματισμός του προσωπικού από τον διαχειριστή γραφείου βοήθειας συνήθως αποτρέπει αυτό το πρόβλημα.

Μια άλλη τυπική ευθύνη ενός διαχειριστή γραφείου βοήθειας είναι να βοηθήσει στην ανάπτυξη ή την αναβάθμιση των κατευθυντήριων γραμμών και των διαδικασιών για την ενίσχυση της ποιότητας της βοήθειας της ομάδας της.Παρακολουθεί τακτικά τις επικοινωνίες των πελατών και σημειώνει τους τομείς στους οποίους οι αλληλεπιδράσεις φαίνονται ασαφείς ή χρειάζονται βελτίωση.Η ενσωμάτωση θετικών αλλαγών στις σχέσεις γραφείου βοήθειας βελτιώνει τόσο την ικανοποίηση των πελατών όσο και των εργαζομένων.

Οι υποψήφιοι για τους υποψηφίους για βοήθεια, πρέπει να έχουν πτυχίο πανεπιστημίου ή ισοδύναμη τεχνική εκπαίδευση στις επιχειρήσεις υπολογιστών, στα μαθηματικά ή στην επιστήμη των υπολογιστών.Η εξοικείωση και η γνώση των υπολογιστών και των προϊόντων υψηλής τεχνολογίας είναι απαραίτητες.Η εμπειρία στην εξυπηρέτηση και τη διαχείριση των πελατών είναι τα πλεονεκτήματα για τους υποψήφιους για το Desk Manager Manager.