¿Cómo elijo el mejor software de flujo de trabajo colaborativo?
Para elegir el mejor software de flujo de trabajo colaborativo, primero es una buena idea determinar de qué características se puede beneficiar más su organización. Por ejemplo, si trabaja en una industria como la publicidad, es posible que necesite un software que le permita a usted y a sus colegas editar y procesar imágenes o videos. Del mismo modo, los profesionales que trabajan en una industria de servicios pueden necesitar un software de flujo de trabajo colaborativo que incluya una interfaz web amigable para el usuario. Factores como la reputación y el costo también pueden tenerse en cuenta al elegir el mejor programa.
Un programa de flujo de trabajo es cualquier tipo de software que permita a los profesionales completar proyectos de manera más rápida y eficiente. En la mayoría de los casos, un documento, fotografía o video pasa a través de una serie de pasos de flujo de trabajo, comenzando en el momento en que se carga en un sistema y concluyendo después de que se ha procesado con éxito. El flujo de trabajo colaborativo describe un proceso que está diseñado para dar cabida a varios usuarios diferentes que contribuyen al mismo documento de flujo de trabajo.
Al elegir el mejor programa de flujo de trabajo colaborativo, puede ser una buena idea determinar qué tipo de software se adapta mejor a las necesidades de su organización. Por ejemplo, un negocio de fotografía profesional necesita un software que incluya herramientas para editar imágenes. Puede encontrar que existe un software de flujo de trabajo diseñado exclusivamente para fotógrafos profesionales. Del mismo modo, una compañía de seguros puede encontrar programas que incluyen plantillas y procesos automatizados diseñados para procesar reclamos.
Si tiene una empresa más pequeña y solo necesita ayuda para realizar un seguimiento de los estados financieros, pedidos y otros tipos comunes de documentos, puede beneficiarse de un programa de flujo de trabajo básico. Este tipo de software normalmente incluye plantillas de documentos de uso común. También podría permitir a los usuarios diseñar procesos simples que ocurren diariamente.
El software de flujo de trabajo colaborativo de código abierto a menudo se puede descargar de forma gratuita desde Internet. Estos programas tienden a ser básicos y a veces pueden incluir fallas de diseño. Sin embargo, los profesionales con presupuestos limitados y sin necesidades complejas pueden beneficiarse de sus funciones básicas. Otros usan software de código abierto para aprender sobre varias funciones, aunque en realidad no implementan el software en sus operaciones diarias.
Los profesionales que eligen software de flujo de trabajo colaborativo también pueden considerar la calidad y el costo de los programas. Idealmente, un individuo podría elegir un programa que ofrezca la mayor cantidad de funciones útiles al precio más bajo. Sin embargo, este software puede tener un gran impacto en la eficiencia de las operaciones diarias de su organización. Puede ser más rentable a largo plazo pagar un poco más por un software que sea confiable y que tenga una reputación de excelencia.