¿Cómo elijo el mejor software de orden de trabajo?
El uso de formularios de pedido en papel para un negocio puede ser una forma efectiva de retirar y archivar pedidos, pero estos formularios se pierden, se mezclan o se olvidan fácilmente. Con el software de órdenes de trabajo, todas las órdenes se crean y almacenan electrónicamente, por lo que están bien organizadas y son fáciles de extraer. Un buen software de orden de trabajo debe contener varios elementos esenciales para que sea el mejor para cualquier industria. Esos elementos incluyen un sofisticado sistema de archivo que permite ordenar los archivos por fecha, prioridad y cliente; y herramientas de programación, para que el empleado que realiza la orden de trabajo pueda programar el nuevo trabajo junto con los trabajos existentes. Un sistema de informes que les dice a los administradores quién está trabajando en el trabajo y el progreso de ese trabajo también es valioso, al igual que las capacidades móviles si la empresa tiene trabajadores en el campo.
Después de que se realiza un pedido, se archiva electrónicamente dentro del software de la orden de trabajo. Si el software no tiene un sistema de archivo sofisticado, es posible que los administradores pierdan el pedido. Los buenos programas tendrán la capacidad de mostrar todos los pedidos de acuerdo con el momento en que se hicieron, su prioridad y el cliente. Esto permite a los administradores revisar rápidamente cada orden de trabajo y garantizar que todo el trabajo se complete y no se olvide.
En la mayoría de las empresas basadas en servicios, la programación lo es todo, porque los clientes quieren el servicio más rápido y eficiente. Las herramientas de programación dentro del software de orden de trabajo ayudarán al administrador a verificar todos los trabajos existentes y programar un nuevo trabajo para una fecha y hora determinadas, y posiblemente incluso para un determinado trabajador. Al mantener un cronograma general, la compañía puede estar segura de que todos los trabajos se realizan en el orden más rápido.
El software de órdenes de trabajo con funciones de informes permite a los usuarios ver las órdenes en función de su progreso, la cantidad de dinero ganada en cada trabajo y quién trabajó en la orden. Una ventaja de esta característica es que los administradores pueden informar qué tan bien, o qué tan mal, está haciendo la compañía, en función de la cantidad de trabajos y la cantidad de dinero que se gana. Esto también ayuda a la compañía a ver qué tan bien se están haciendo los trabajos, en función de cuánto tiempo lleva completarlos. Si algo se hace mal en un trabajo, esta función de informe también permite a los administradores verificar quién fue asignado a la orden, por lo que se pueden tomar medidas contra el empleado apropiado.
El software de órdenes de trabajo con capacidades móviles será útil para las empresas que tienen trabajadores en el campo, pero probablemente no para aquellos que trabajan en pedidos exclusivamente internos. Con capacidades móviles, el programa de órdenes de trabajo puede enviar información de trabajo al teléfono móvil del empleado. De esta manera, si hay un nuevo trabajo o si algo cambia sobre el trabajo actual, el empleado puede ser informado rápidamente.