¿Cómo desarrollo un plan de gestión del conocimiento?
Un plan de gestión del conocimiento debe comenzar definiendo los objetivos de la organización, que normalmente se centrarían en satisfacer las necesidades del cliente. Los sistemas de gestión del conocimiento deben estar diseñados para promover los fines y objetivos de la organización empresarial. Un plan debe apuntar a fomentar y mejorar el intercambio de conocimientos entre las personas de la organización mediante incentivos, el establecimiento de comunidades de expertos y el suministro de tecnología colaborativa. Los procesos deben adaptarse para mejorar la captura de conocimiento, administrar la información y el conocimiento creado en el curso de las operaciones comerciales e introducir sistemas de software apropiados.
La creación de una cultura de intercambio de conocimientos entre el personal de la organización debe ser el objetivo de un plan de gestión del conocimiento. Se debe alentar a las personas más cercanas a los productos, procesos o clientes de la empresa, con la ayuda de una estrategia de incentivos, a compartir experiencias y hacer sugerencias para mejorar aspectos individuales de la operación. El software colaborativo debería estar disponible y se debería alentar al personal a unirse en comunidades creativas de expertos para presentar y discutir ideas creativas. El personal debe recibir capacitación que les permita identificar dónde se crea el conocimiento y cómo se debe compartir. Los empleados relevantes también deben saber dónde se almacena el conocimiento y cómo acceder al conocimiento cuando sea necesario.
Al elaborar un plan de gestión del conocimiento, la empresa debe darse cuenta de que el registro, la retención y el almacenamiento adecuado del conocimiento y la experiencia obtenidos al realizar un proyecto en particular no son la máxima prioridad de los miembros del personal. Su objetivo principal es mejorar el valor para el cliente y garantizar un servicio completo al cliente, lo que conducirá a mayores ventas. Por esta razón, la necesidad de capturar el conocimiento debe integrarse en los sistemas y procesos, por lo que registrar una experiencia útil para un beneficio futuro es una parte esencial de completar un proyecto. Esto puede significar, por ejemplo, adaptar el software para que se compita un informe por la base de datos de conocimiento antes de que se pueda cerrar el proyecto. Se puede acceder a los comentarios de las operaciones actuales para formar una base para futuros proyectos.
El plan de gestión del conocimiento debe designar personal relevante dentro de la organización que pueda guiar y dirigir el proyecto de gestión del conocimiento y ayudar a desarrollar el intercambio de conocimiento mediante el diseño de sistemas. Esto también implicaría el desarrollo de manuales de capacitación del personal y cursos de capacitación. Esta función puede ser una adaptación del papel de un miembro superior del personal o puede implicar la creación de un nuevo puesto de administrador de conocimiento. Dependiendo del tamaño de la organización, se podría reclutar un equipo de gestión del conocimiento para ayudar al administrador del conocimiento.