¿Cómo evalúo el rendimiento del proveedor?
El rendimiento general del proveedor puede evaluarse calificando al proveedor en términos de calidad, precio, entrega y servicio. En organizaciones más grandes, el departamento de compras podría distribuir un cuestionario a cualquier empleado que use un proveedor externo aprobado, pidiéndole al empleado que comente la experiencia. La retroalimentación generalmente se ingresa en el sistema de administración del proveedor y forma la base para la revisión periódica del proveedor y el control de calidad. Las compañías más pequeñas podrían usar una encuesta escrita o un sistema informal de controles y equilibrios. De cualquier manera, un proveedor generalmente está sujeto a una evaluación periódica de la misma manera que un empleado para garantizar un trabajo continuo de acuerdo con los estándares.
La gestión de proveedores se realiza en un continuo que comienza con un acuerdo sobre los entregables, que incluye un claro transporte de pautas y estándares. Antes de implementar una revisión formal del desempeño del proveedor, asegúrese de haber comprometido sus directrices a escribir y de que sus proveedores estén al tanto de sus expectativas. Si tiene empleados que tratan directamente con los proveedores y participarán en el proceso de evaluación, asegúrese de que también conozcan las pautas. Establecer un estándar de rendimiento por adelantado permite una evaluación más consistente en el back-end y elimina parte de la subjetividad del proceso que puede sesgar injustamente los resultados.
Se debe redactar una herramienta de evaluación. Esto puede ser una encuesta escrita o un cuestionario, o una serie de preguntas formuladas a través de una entrevista oral. Parte del diseño de la herramienta es la determinación de cómo se administrará. Los comentarios sobre el rendimiento del proveedor pueden recopilarse después de cada contacto o recopilarse periódicamente. Un cuestionario que se presenta después de cada contacto puede ser más corto, mientras que uno que considere la experiencia de un empleado con un proveedor durante un período de tiempo más largo podría necesitar más detalles.
La herramienta de evaluación debe solicitar comentarios sobre calidad, precio, entrega y servicio. La calidad debe abordar la satisfacción del evaluador con los bienes o servicios del vendedor. El precio debe abordar el costo total de bienes o servicios en comparación con el valor inherente y en comparación con el costo de usar otros proveedores. La entrega debe tener en cuenta la disponibilidad, el tiempo de respuesta y la confiabilidad. El servicio debe calificar la capacidad de respuesta, la profesionalidad, el servicio al cliente y el cumplimiento de los estándares del proveedor.
Quizás la parte más importante del proceso de evaluación del desempeño del proveedor es establecer un sistema para recopilar, resumir y retener los datos de la herramienta de evaluación. Ya sea que solicite comentarios sobre las interacciones de los proveedores de dos empleados o doscientos, los resultados deben sintetizarse y desglosarse a algún tipo de calificación o calificación en una escala de rendimiento aceptable o inaceptable. Existen paquetes de software y sistemas de contenido basados en Internet que pueden facilitar todo el proceso de gestión del proveedor, pero también puede hacer el trabajo a mano estableciendo un archivo para el proveedor, recopilando las encuestas, revisando los resultados y asignando una calificación que determinará si el proveedor permanece o no en su lista de proveedores aprobados.