¿Cómo configuro una sala de videoconferencia?
La utilización principal de una sala de videoconferencia es que las personas se comuniquen entre sí mediante el uso de transmisiones de video y audio. Una llamada de videoconferencia es diferente de una llamada de videoteléfono porque involucra a un grupo de personas, no a dos personas solteras. Dado que hay varias personas involucradas, muchas veces, las personas que participan en la telecomunicación deberán utilizar una sala de videoconferencia. Esta sala debe diseñarse y configurarse adecuadamente, ya que esto garantiza que todos puedan ser vistos y escuchados durante la reunión. Hay muchas maneras diferentes de configurar una sala de videoconferencia, y la cantidad de personas y el propósito de la reunión generalmente determinan qué tipo de arreglo es el más apropiado.
Cuando se proporciona una sala de videoconferencia lo suficientemente grande, y generalmente asisten menos de 15 personas, se puede configurar una sala de videoconferencia en forma de U. Este tipo de configuración generalmente incluye tres tablas, todas conectadas entre sí, que forman la forma de una U. La persona (s) con la que el grupo se está comunicando generalmente se puede ver en la pantalla de un televisor o computadora en la parte abierta de la U. Los asistentes a la reunión se sientan en las partes externas de las mesas, para que puedan mirar, comunicarse y tomar notas cómodamente.
Para las videoconferencias que involucran a 16 o más personas, la mayoría de las veces, es más ventajoso organizar la reunión en un auditorio. Si bien este tipo de configuración no permite mucha interacción entre todos los asistentes, se puede utilizar un micrófono de audiencia para hacer preguntas. Esta configuración también permite a todos los asistentes ver fácilmente la pantalla de video, que generalmente se configura en la parte delantera de la sala del auditorio.
No importa en qué tipo de diseño se instale una sala de videoconferencia, es importante que la sala no tenga superficies brillantes y, lo que es más importante, que no tenga vidrio. Si la habitación tiene ventanas, deben cubrirse con persianas oscuras. Las superficies brillantes, el vidrio y las ventanas tienden a reflejar no solo la luz, sino también el sonido, lo que dificulta que las personas del otro lado vean y escuchen.
Hay varios otros consejos que pueden ayudar con la configuración de una sala de videoconferencia. Un micrófono es suficiente por cada tres personas que asisten a una videoconferencia. Cada vez que se realiza una presentación para una sola persona, se debe usar un micrófono de solapa. El color rojo no debe encontrarse en ninguna decoración ni en ninguna persona que se encuentre en las salas de videoconferencia, ya que esto provocará parpadeos en el video. La mayoría de las salas de videoconferencia requerirán de una a tres cámaras, con todas las cámaras, pantallas de video y monitores alejados de las luces brillantes.