¿Cómo escribo una carta de propuesta?
En muchos aspectos, escribir una carta de propuesta es como cualquier otro tipo de escritura comercial. La escritura clara, sucinta y precisa es importante para cualquier documento comercial. Sin embargo, las propuestas comerciales requieren componentes específicos, como la carta de presentación de la propuesta. La carta de propuesta, al igual que una carta de presentación de currículum, sirve como una introducción cortés a una propuesta dada. El uso de la voz activa, después de la etiqueta de escritura comercial aceptada y mostrar aprecio por el tiempo limitado del lector es primordial para una respuesta exitosa.
A menudo, cuando las grandes organizaciones publican solicitudes de múltiples proyectos, la carta de presentación de la propuesta sirve para informar al lector a qué solicitud de propuesta (RFP) responde el documento. Si no hay una relación existente entre profesionales o empresas, una carta de propuesta actúa como una introducción y una oportunidad para causar una buena primera impresión. Cuando ya existe una relación, la carta de presentación puede servir como una oportunidad para complementar, expresar aprecioen o extiende la buena voluntad continua entre ambas partes.
Si existe una relación entre las partes o no, cada carta de propuesta debe seguir la etiqueta adecuada de la escritura comercial. Por ejemplo, el documento debe formatearse con encabezados adecuados, márgenes ordenados y letra o fuente estándar. Se espera dirigir la carta al contacto adecuado y usar un saludo profesional aceptable para la cultura de los clientes. Información de contacto incorrecta o un saludo que es demasiado informal puede marcar la diferencia en si se lee o descartan una carta de propuesta.
Aparte de la etiqueta adecuada, el tono de una carta de propuesta también es importante. Los enfoques formales pero personalizados generalmente funcionan mejor en las culturas occidentales, con algunas relaciones comerciales que permiten un tono informal. Las culturas orientales generalmente, aunque no siempre, prefieren un enfoque formal y profesional. Si hubiera dudas RECRARDing el tono adecuado, un enfoque formal y profesional es el mejor.
Si bien ninguna carta de propuesta garantizará la aceptación, el uso de la voz activa y la escritura concisa mejora las probabilidades. No use dos o tres palabras, cuando una será suficiente. Las oraciones cortas y simples son mejores que los párrafos largos y complejos. La voz activa retrata claridad y confianza, así que evite los verbos "ser" en su escritura. Evite frases como "si desea" o "puede preferir". Opta en su lugar por verbos de acción fuertes y llamadas directas a la acción.
Contenido específico para una carta de propuesta variará para cada proyecto y relación comercial. Un error común que cometen los profesionales por escrito la carta de propuesta de portada es rehacer o resumir la información contenida dentro de los documentos adjuntos. Tenga en cuenta que la mayoría de los profesionales de negocios están limitados a tiempo. Respeta el tiempo de su lector y no reaguita simplemente el contenido de su propuesta. En su lugar, escriba su carta con una introducción cara a cara en mente: qué yo¿Dirías o cómo te presentarías en persona antes de entregar un documento de propuesta?