¿Cuáles son los servicios de impresión administrados?
Los servicios de impresión administrados se refieren a la subcontratación de la impresión de documentos o la subcontratación de las máquinas de impresión de documentos. Esto se puede organizar de varias maneras, incluida la impresión fuera del sitio, un área de impresión centralizada en el sitio, varias áreas descentralizadas en el sitio o una combinación de las dos últimas. Los beneficios de los servicios de impresión administrados incluyen reducir la mano de obra de los empleados y los costos reducidos.
Cuando la mayoría de las personas piensan en los servicios de impresión administrados, las máquinas que vienen a la mente primero son las copiadoras e impresoras porque estas son las herramientas más utilizadas para producir documentos impresos. Dependiendo del tamaño de la organización, puede necesitar una impresora o muchas, y puede necesitar esas unidades para imprimir en color o en blanco y negro. Lo mismo es cierto para los copiadores. En algunos casos, las máquinas de doble propósito, o incluso las máquinas multipropósito que incorporan opciones como escaneo o fax, podrían ser la mejor opción para una empresa.
Comprar estas máquinas puede ser extremadamente costosa. Algún negocioS le resulta más rentable arrendar las máquinas de impresión que requieren. Varias compañías ofrecen este tipo de servicio a tasas variables.
Si el negocio posee o arrienda las máquinas, las copiadoras e impresoras aún requerirán un servicio regular para mantenerlos en funcionamiento y también puede necesitar un servicio de emergencia para fallas o incidentes específicos. Muchas de las mismas compañías que ofrecen acuerdos de arrendamiento también ofrecen este tipo de servicios, basados en un contrato anual o multianual. Dichos contratos pueden incluir el suministro de un número establecido de cartuchos de tóner por período y probablemente incluirán un número establecido de llamadas de incidentes, así como citas de servicio programadas regularmente.
La utilización de dichos servicios tiene varios propósitos. Los costos de servicio bajo un contrato generalmente se reducen significativamente de las tarifas cobradas por una sola llamada fuera de un contrato. La mayoría de los contratos de servicios de impresión administrados especifican unVentana dentro de la cual se debe hacer la respuesta del servicio. Esto ayuda a reducir el tiempo de inactividad del equipo. Tener una empresa de servicio también impide que los empleados no sean familiarizados con el equipo que tengan que intentar volver a funcionar.
En las empresas más grandes, los servicios de impresión administrados pueden significar un área de impresión central dentro o fuera del sitio. Esto puede incluir varias copiadoras o impresoras operadas por un personal dedicado. Dichos centros también pueden ofrecer servicios adicionales, como impresión de gran formato, enlace y recorte. La mayoría de las veces, este tipo de centro está destinado a trabajos más grandes y se ejecuta junto con una serie de impresoras o copiadoras disponibles en todo el edificio para trabajos pequeños.