¿Qué son los formularios de propuestas?
Hay tres tipos de formularios de propuestas utilizados en operaciones comerciales estándar: compras, proyectos y ventas. Todos estos formularios realizan la misma función básica, proporcionando a los usuarios un método estructurado para recopilar la información requerida para la toma de decisiones. El diseño real de las formas de propuesta varía según el proceso comercial real seguido en cada organización. Muchas compañías estacionarias proporcionan plantillas de formularios que pueden ser un excelente lugar para comenzar las discusiones dentro de la empresa u organización.
Un formulario de propuesta de compra a menudo se usa en grandes organizaciones para rastrear las solicitudes de compra que exceden un valor de dólar específico o son parte de un tipo de producto específico. Hay dos subtipos de formularios de propuesta de adquisición: proyectos presentado y solicitudes de equipos. Las especificaciones detalladas del proyecto se incluyen en la solicitud de propuesta. En muchas empresas, los formularios de propuestas se utilizan para proporcionar la misma estructura a todos los proyectos de licitación. Esto es muy importante, como cualquier informaciónIon proporcionado a una de las partes y no a otra proporciona una ventaja injusta.
Un formulario de propuesta de solicitud de equipo a menudo se usa en empresas centralizadas. El usuario del equipo o supervisor del departamento completa el formulario y lo envía al departamento de compras. En el formulario, el usuario proporcionaría su información de contacto, la especificación detallada del artículo requerido, el negocio racional y el presupuesto. La mayoría de los formularios de propuestas tienen casillas de firma para garantizar que todas las solicitudes se revisen y aproben adecuadamente antes de enviar a la compra.
Muchas empresas de ingeniería o tecnología de la información tienen una oficina centralizada de gestión de proyectos. Se utiliza un formulario de propuesta de proyecto para administrar las solicitudes de los usuarios, proporcionar estructura a la recopilación de datos y garantizar que todas las solicitudes de los usuarios hayan seguido el mismo flujo de trabajo de aprobación. Todos los proyectos deben tener un patrocinador, un departamento impactado o un proceso comercial. TLos formularios de propuesta del proyecto incluyen documentación del desafío comercial y el resultado final deseado del proyecto. Siempre que sea posible, se espera que el personal proporcione un costo estimado del proyecto, línea de tiempo y ahorros en eficiencia o dólares duros.
Los formularios de propuesta de ventas son utilizados por el personal de ventas empresariales para negocios durante el proceso de licitación. En un formulario de propuesta de ventas se incluye la descripción del producto, el costo, la instalación o los costos de servicio y la línea de tiempo para la entrega. Los detalles proporcionados sobre la propuesta de ventas forman la base de la evaluación del cliente. Se debe incluir toda la información relevante, para que el cliente pueda comparar los detalles de la oferta de ventas con las otras propuestas que él o ella ha recibido.