¿Cuáles son algunas estrategias para ayudar a administrar el flujo de trabajo?
El flujo de trabajo se refiere al orden en que se realiza el trabajo y si se gestiona el flujo de trabajo con éxito, se puede aumentar la rentabilidad. El tiempo ahorrado puede resultar en costos operativos reducidos y mayores ingresos. Las estrategias efectivas que ayudan a administrar el flujo de trabajo incluyen la planificación lógica, la administración del tiempo y la responsabilidad de los empleados.
Seleccione solo los pasos lógicos a realizar en el sistema de flujo de trabajo. Un paso se denomina actividad en el lenguaje de la gestión del flujo de trabajo. Una persona o una máquina completa cada actividad para administrar el flujo de trabajo. El supervisor o gerente debe comunicar las actividades del flujo de trabajo precisamente para que todos entiendan exactamente qué hacer y cómo se espera que administren el flujo de trabajo. El orden de trabajo y las actividades deben escribirse como una tabla simple para mayor claridad.
La gestión del tiempo es una estrategia importante para ayudar a gestionar el flujo de trabajo. Por ejemplo, el tiempo planeado para revisar correos electrónicos o hacer llamadas telefónicas permite menos interrupciones en el flujo de trabajo que detenerse cada pocos minutos para realizar tareas tan pequeñas, pero que a menudo requieren mucho tiempo. La estrategia organizacional también es una buena manera de administrar el flujo de trabajo mediante la realización de actividades dentro del sistema de flujo de trabajo sin perder tiempo buscando los materiales necesarios para completar los proyectos. Además, solo un proyecto a la vez debe ocupar el espacio del escritorio. Otros proyectos pueden etiquetarse y almacenarse lejos del escritorio principal, tal vez en una cesta de entrada / salida etiquetada con fechas límite.
La rendición de cuentas, como parte del sistema de flujo de trabajo, ayuda a administrar el flujo de trabajo, ya que establece un estándar de trabajo. Quienes realizan las actividades deben asumir la responsabilidad de cómo gestionan el flujo de trabajo para completar todas las actividades necesarias para realizar su trabajo. Sin embargo, si se espera que un empleado administre el flujo de trabajo a un determinado estándar, él o ella deben participar en el establecimiento de objetivos relacionados con su desempeño de flujo de trabajo. El supervisor o gerente también debe ayudar a desarrollar y monitorear el progreso del empleado.