¿Cuáles son los principios básicos de la preparación de la nómina?

Cada empleador, grande o pequeño, debe prever el pago periódico de sueldos, comisiones y sueldos a sus empleados. Un trabajo complejo en los Estados Unidos, la preparación de la nómina de una empresa consiste en una serie de tareas diferentes, que incluyen la verificación de la compensación debida a los empleados, el cálculo de los ingresos y los impuestos sobre la nómina que se retendrán del pago, y el cálculo de otras cantidades que se retendrán . Aunque aparentemente es una tarea mundana cuyos elementos básicos permanecen sin cambios de una semana a la siguiente, la preparación de la nómina es un elemento absolutamente crítico del éxito de cualquier negocio, porque los problemas con la nómina conducen a una dramática disminución en la moral de los empleados.

El primer elemento de la preparación adecuada de la nómina es determinar cuánto se debe pagar a cada empleado. Los empleados asalariados son los más fáciles de pagar, ya que reciben la misma cantidad cada semana. Los empleados por hora generalmente registran la hora en que comienzan y terminan el trabajo en un sistema de cronometraje, y estos registros se utilizan para calcular su pago. Un factor complicado en el cálculo del pago por hora es el tiempo extra, que se paga solo a los empleados por hora, pero a una tasa más alta que su salario regular. Los empleados comisionados generalmente se pagan sobre la base de sus ventas, lo que requiere que las cifras de ventas relevantes para cada vendedor se proporcionen al departamento de nómina de manera oportuna. Los cálculos de la comisión pueden ser complicados cuando los vendedores trabajan juntos en una venta y dividen la comisión, así como por diferentes tasas de comisión para diferentes productos.

Algunos empleadores también hacen adiciones al pago de sus empleados, en forma de bonos, pago de vacaciones, pago de vacaciones y pago por enfermedad, que están sujetos a impuestos, y el reembolso de los gastos comerciales, que generalmente no están sujetos a impuestos. Otros ajustes al pago de los empleados que podrían procesarse a través de una nómina son el reembolso de los gastos de mudanza y el pago de las asignaciones de automóviles y gasolina. También se hacen diferentes arreglos para regularizar la compensación de los vendedores comisionados para ayudarlos a lidiar con los extremos de pago periódico alto y bajo que caracterizan la compensación de los vendedores comisionados.

Una vez que se han determinado los ingresos de cada empleado, se deben calcular las retenciones y deducciones. Los impuestos sobre la nómina de la Seguridad Social, Medicare, desempleo, discapacidad y compensación de trabajadores deben ser retenidos de cada pago sujeto a requisitos y límites legales, y los impuestos sobre la renta deben ser retenidos del pago de todos los empleados cuyo pago excede un umbral legal. También deben calcularse las deducciones voluntarias, como las primas del seguro médico, las contribuciones a las cuentas de ahorro para la jubilación, las cuentas de gastos flexibles y otros elementos. Un elemento importante de la preparación de la nómina es determinar qué ajustes, ya sean deducciones o adiciones, se realicen antes del cálculo y la retención de impuestos sobre la renta, y cuáles se realizarán después. Un error al hacer esta determinación podría llevar a consecuencias fiscales problemáticas para el empleado.

Una vez que la nómina se haya preparado por completo, debe procesarse. El procesamiento y la producción de nóminas se ha convertido en un proceso altamente automatizado en los Estados Unidos, con muchas nóminas procesadas por contratistas externos. Ya sea que se realice internamente o por un contratista externo, el proceso genera cheques de pago en papel individuales, así como depósitos directos en las cuentas bancarias de los empleados. Además, la preparación de la nómina incluye la creación de declaraciones detalladas y sumarias para el depósito de los montos necesarios para cubrir los cheques y depósitos directos, así como para los impuestos y otros pagos a las agencias gubernamentales o compañías de seguros apropiadas. Los responsables de la preparación de la nómina deben proporcionar esta información al departamento de finanzas o cuentas por pagar del empleador, cuyo trabajo es garantizar que los fondos para pagar a los empleados estén disponibles y depositados adecuadamente. El procesamiento de una nómina también incluye la acumulación de los datos necesarios para los estados financieros periódicos de la compañía y para producir los estados fiscales de fin de año de los empleados. Cada nómina es única y debe prepararse de manera adecuada y exhaustiva antes de que pueda procesarse, ya sea internamente o por un tercero.