¿Cuáles son los beneficios de un sistema de archivo digital?
Los beneficios de un sistema de archivo digital son numerosos e incluyen costos reducidos para la empresa, beneficios para el medio ambiente y una mayor facilidad de clasificación y búsqueda, y documentos de mudanza. El proceso inicial de configurar un sistema de archivo digital puede ser un poco más desafiante, pero muchas oficinas encuentran que una oficina sin papel, o incluso una oficina semi-papel, es beneficiosa para la empresa con el tiempo. Otro de los beneficios de un sistema de archivo digital como este es que permite que la oficina opere en un entorno más pequeño, porque no se requiere una gran cantidad de espacio para almacenar documentos en un sistema de archivo de papel.
Un sistema de archivo digital, en el que los documentos en papel se escanean en una computadora o simplemente se crean en la computadora en primer lugar, se puede establecer en muchos entornos de oficina diferentes. Los documentos pueden imprimirse si es necesario, como para ser enviado por correo a un cliente, pero de lo contrario los empleados de la oficina pueden acceder a los documentos de la computadora sin necesidad de To Papel de desperdicio. Reducir el uso del papel y la impresora puede ahorrar a la compañía una gran cantidad de dinero. Además, es mucho más beneficioso para el medio ambiente; Incluso si una oficina recicla la mayor parte de su documento, la producción de papel aún causa daño al medio ambiente.
El almacenamiento de un sistema de archivo digital se lleva a cabo completamente en discos duros. Esto permite que miles de documentos se almacenen en un área pequeña, ahorrando un valioso espacio de oficina. Los discos duros continúan aumentando en el tamaño del almacenamiento mientras disminuyen en el tamaño físico, lo cual es otro beneficio. Además, las copias de los documentos se pueden respaldar en muchos otros discos duros en ubicaciones separadas para fines de seguridad, y pueden hacerse más seguros mediante el uso de herramientas como contraseñas y cifrado. Buscar y sacar documentos se vuelve mucho más fácil.
Realizar una búsqueda en un disco duro generalmente solo toma, como máximo,unos minutos. Luego se puede acceder fácilmente al documento y modificarse, enviar por correo electrónico o imprimir según sea necesario. Algunas compañías encuentran que no pueden ir completamente sin papel, pero incluso reducir el uso de papel, como usar un sistema de archivo digital para almacenar documentos más nuevos, puede marcar la diferencia. Las oficinas que deseen implementar un sistema de archivo digital deberán obtener herramientas adicionales como escáneres, y puede tomar una cantidad considerable de tiempo convertir documentos en formularios digitales, pero una vez que el sistema está configurado, se vuelve relativamente fácil de mantener.