¿Cuáles son los mejores consejos para mejorar el proceso de negocio?
La mejora del proceso empresarial depende de la comprensión, la comunicación y las actualizaciones continuas y la innovación. Un proceso de negocio es una práctica en la cual varias entradas trabajan juntas para producir una salida. Por lo tanto, un proceso puede ser cualquier cosa, desde la prestación de un servicio hasta el procesamiento de la nómina. La construcción de mapas de procesos comerciales, el fomento de la comunicación interdepartamental y el uso de tecnología para proporcionar actualizaciones del estado del proceso son formas de mejorar potencialmente el proceso comercial.
Como un ejemplo macro de mejora de procesos de negocio, imagine una empresa que quiere disminuir las altas tasas de rotación de empleados. El proceso que necesita mejoras, por lo tanto, es el primer año de experiencia de los empleados. El gerente quiere reducir este número y aumentar la lealtad de la compañía. Para hacer esto, necesita comprender el problema, alentar la comunicación y mantenerse actualizado sobre el estado del proceso.
En un proceso comercial, es importante comprender el problema y no solo solucionar los síntomas. Las mejores decisiones generalmente son decisiones bien informadas, y esto es lo mismo para la mejora de los procesos comerciales. El gerente que trabaja para disminuir la rotación de empleados arreglando los síntomas podría ofrecer paquetes de compensación más altos como incentivos para los empleados. Después de seis meses, este gerente puede darse cuenta de que los números no han mejorado significativamente y de que perdió tiempo y dinero tratando de implementar esta estrategia sin comprender la verdadera naturaleza del problema.
En la mejora de procesos de negocio, la comunicación es clave y debe ser abierta y alentada, especialmente en procesos interdepartamentales. Mediante una comunicación abierta, el gerente puede preguntar a los nuevos empleados y a los nuevos gerentes de contratación qué creen que causa una rotación tan alta, por ejemplo. El gerente puede recibir información que indique que los nuevos empleados no sienten que se les considera valiosos o que sus gerentes se han centrado lo suficiente en la capacitación.
Mantener abiertas las líneas de comunicación puede ser útil para encontrar soluciones innovadoras al problema. Las sesiones de lluvia de ideas pueden sugerir que se programen más sesiones de entrenamiento y evaluaciones personales con nuevos empleados. La implementación de dichos cambios puede aumentar la lealtad de los empleados y dar como resultado una menor rotación, mejorando así el proceso comercial.
Comprender el problema puede hacer que las estrategias de mejora sean más efectivas, pero la mejora del proceso es un proceso continuo. Los gerentes de procesos efectivos revisan e innovan incluso después de que se resuelve el problema. Continuar con las soluciones en el ejemplo - implementación de una nueva encuesta de contratación y hacer preguntas para determinar inquietudes o lugares para mejorar - puede ayudar a mantener al gerente al tanto de posibles problemas, permitiéndole encontrar soluciones temprano.
El mapeo de procesos de negocio también puede proporcionar una manera de comprender mejor los procesos al tiempo que aumenta la comunicación. Los mapas de procesos proporcionan representaciones visuales paso a paso de los procesos comerciales para ayudar a racionalizar la gestión de procesos. Las representaciones visuales facilitan la conceptualización de los procesos y encuentran margen de mejora. Los equipos que construyen los mapas del proceso generalmente provienen de varias etapas en el proceso y pueden proporcionar información esencial desde diversas perspectivas para ayudar a mejorar.
La tecnología, cuando se selecciona y mantiene adecuadamente, también puede mejorar la gestión de los procesos comerciales. La automatización de tareas domésticas o administrativas, por ejemplo, puede almacenar información de manera eficiente, disminuir el error humano y mejorar la eficiencia. Los sistemas de gestión automatizados también pueden ayudar a aumentar el control sobre los procesos y aumentar la visibilidad de las operaciones.