¿Cuáles son los mejores consejos para la retención de registros comerciales?
Las empresas grandes y pequeñas a menudo se enfrentan al desafío de mantener un sistema de retención de registros comerciales organizados. En general, los documentos comerciales se mantienen a las limitaciones de tiempo locales o regionales estipuladas. Conocer los requisitos de qué mantener y cuánto tiempo se considera crucial para tener un sistema de registros adecuado.
El tamaño del negocio generalmente determina la profundidad de un sistema de retención de registros comerciales. Algunos de los documentos comerciales que se mantienen incluyen presentaciones de impuestos y archivos de personal. Los registros financieros generalmente mantenidos por una empresa son gastos operativos, compras de capital, recibos de ventas y activos de propiedad.
Una empresa debe verificar los requisitos de retención de registros comerciales que se aplican en la jurisdicción que regula la industria de la empresa. Los requisitos en los Estados Unidos para la retención de registros comerciales relacionados con impuestos son que los documentos comerciales se mantienen durante al menos tres años. Algunos requisitos de ingresos pueden requerir mantener FIRegistros financieros incluso después de que haya expirado el tiempo recomendado.
Los registros de personal generalmente se conservan durante al menos cuatro años. Estos y otros registros se mantienen en un lugar seguro, especialmente aquellos que contienen información privada sobre empleados pasados y actuales. Los registros completos de cuándo se presentaron y pagan impuestos de nómina. Las declaraciones de instituciones financieras, listas de inventario y estados de ingresos anuales son algunos de los tipos de documentos que podrían incluirse. Mantener buenos registros financieros podría minimizar la exposición de una empresa por asuntos legales.
Las empresas también pueden encontrar que tener un sistema de purga para deshacerse de los documentos comerciales antiguos o irrelevantes es beneficioso. Una política para un sistema de retención de registros comerciales podría ayudar a optimizar el proceso y garantizar que todos los empleados sean Fol.bajando las mismas prácticas. Esta es generalmente una parte continua del proceso para mantener registros comerciales adecuados.
Por lo general, es una buena idea tener un espacio de almacenamiento adecuado si los documentos comerciales se mantienen en el sitio. También es una práctica general mantener un archivo electrónico de registros comerciales. De esa manera, los documentos pertinentes aún son accesibles y el negocio puede evitar un cierre en caso de que un incendio u otro desastre destruya documentos comerciales en papel.
La mayoría de las empresas pueden optar por utilizar una empresa de gestión de almacenamiento de registros. Esto tiene el potencial de liberar el tiempo de la organización para centrarse en los problemas relacionados con el negocio, en lugar de la gestión de la retención de registros comerciales. Cualquier posible preocupación con la subcontratación del sistema de retención de registros comerciales podría reducirse. Una empresa de buena reputación generalmente describirá sus características y prácticas de seguridad para mantener documentos comerciales.
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