¿Cuáles son los mejores consejos para la retención de registros comerciales?
Las empresas grandes y pequeñas a menudo enfrentan el desafío de mantener un sistema organizado de retención de registros comerciales. En general, los documentos comerciales se mantienen según las limitaciones de tiempo locales o regionales estipuladas. Conocer los requisitos sobre qué conservar y durante cuánto tiempo se considera crucial para tener un sistema de registros adecuado.
El tamaño del negocio generalmente determina la profundidad de un sistema de retención de registros comerciales. Algunos de los documentos comerciales que se guardan incluyen declaraciones de impuestos y archivos de personal. Los registros financieros generalmente mantenidos por una empresa son gastos operativos, compras de capital, recibos de ventas y activos inmobiliarios.
Una empresa debe verificar los requisitos de retención de registros comerciales que se aplican en la jurisdicción que regula la industria de la empresa. Los requisitos en los Estados Unidos para la retención de registros comerciales relacionados con los impuestos es que los documentos comerciales se guarden durante al menos tres años. Algunos requisitos de ingresos pueden requerir el mantenimiento de registros financieros incluso después de que haya expirado el tiempo recomendado.
Los registros de personal generalmente se conservan durante al menos cuatro años. Estos y otros registros se guardan en un lugar seguro, especialmente aquellos que contienen información privada sobre empleados anteriores y actuales. Por lo general, se mantienen registros completos de cuándo se presentaron y pagaron los impuestos sobre la nómina.
En la mayoría de los casos, los registros financieros se mantienen durante un mínimo de siete años. Las declaraciones de las instituciones financieras, las listas de inventario y las declaraciones anuales de ingresos son algunos de los tipos de documentos que podrían incluirse. Mantener buenos registros financieros podría minimizar la exposición de una empresa a asuntos legales.
Las empresas también pueden encontrar que es beneficioso tener un sistema de depuración para deshacerse de documentos comerciales antiguos o irrelevantes. Una política para un sistema de retención de registros comerciales podría ayudar a simplificar el proceso y garantizar que todos los empleados sigan las mismas prácticas. Esto generalmente es una parte continua del proceso para mantener registros comerciales adecuados.
Por lo general, es una buena idea tener un espacio de almacenamiento adecuado si los documentos comerciales se mantienen en el sitio. También es una práctica general mantener un archivo electrónico de registros comerciales. De esa manera, los documentos pertinentes aún son accesibles y la empresa puede evitar el cierre en caso de que un incendio u otro desastre destruya documentos comerciales en papel.
La mayoría de las empresas pueden optar por utilizar una empresa de gestión de almacenamiento de registros. Esto tiene el potencial de liberar el tiempo de la organización para enfocarse en asuntos relacionados con el negocio, en lugar de la gestión de la retención de registros comerciales. Cualquier posible inquietud con la externalización del sistema de retención de registros comerciales podría reducirse. Una compañía de buena reputación generalmente describirá sus características y prácticas de seguridad para mantener documentos comerciales.