¿Cuáles son los mejores consejos para la retención de registros electrónicos?
La retención de registros electrónicos no es más que configurar un sistema para hacer una copia de seguridad de datos importantes dentro de un lugar de trabajo, y la buena noticia es que gran parte se puede lograr automáticamente bajo la configuración adecuada. Sin embargo, muchas empresas cometen el error de respaldar sus valiosos documentos a múltiples servidores, lo que podría crear cientos o incluso miles de archivos duplicados que ocupan espacio y finalmente ralentizan el servidor. Lo mismo puede decirse de las copias de seguridad tradicionales como el papeleo y los discos compactos: no tiene ningún sentido mantener copias de seguridad repetitivas una vez que se implementa un sistema de retención de registros electrónicos sólidos. Normalmente se busca una experiencia profesional con tecnología de Internet para configurar dicho sistema, y dado que la copia de seguridad en línea normalmente es parte del paquete de retención de registros electrónicos, la información debe protegerse para siempre.
Antes de implementar una R electrónicaPrograma de retención de ecords, es importante que los usuarios consideren exactamente lo que debe almacenarse en múltiples ubicaciones. Por ejemplo, los archivos comerciales a los que muchos empleados acceden durante todo el día deben guardar en cada sistema informático individual, pero los archivos que tratan con antiguos clientes o información fiscal deben escapar de manera segura en una computadora mainframe, ya que rara vez se necesita este tipo de archivo. Otra función importante de un programa de retención de registros electrónicos es la capacidad de purgar archivos innecesarios después de un cierto período de tiempo para mantener la red general lo más libre de desorden posible. Estas tareas no solo ayudan a optimizar la velocidad a la que se puede distribuir información en todo el lugar de trabajo, sino que también establece estándares para que cada empleado se adhiera cuando se trata de datos de la compañía.
Otro aspecto crítico de la retención de registros electrónicos es implementar una copia de seguridad automática que ocurra a intervalos regulares, y esta tarea se puede establecer para ejecutarse semanalmente, diariamente o eVen por el minuto cuando sea necesario. Además de colocar archivos en un servidor centralizado, muchas corporaciones también implementan copias de seguridad en unidades externas, unidades remotas o un disco compacto (CD) para garantizar que los datos siempre exista en dos ubicaciones separadas e independientes. Mientras que para muchos, este proceso parecería innecesario, una sobrecarga dentro de un circuito eléctrico podría borrar efectivamente cada disco duro dentro de una empresa. La copia de seguridad en línea se ha vuelto especialmente popular ya que los datos se almacenan dentro de una región geográfica diferente, por lo que incluso si un evento catastrófico como un huracán o tornado destruyó cada hardware, la información de la compañía seguiría siendo segura.
Otro aspecto inteligente de la retención de registros electrónicos es verificar físicamente que las copias de seguridad, de hecho, tuvieran lugar, porque algo tan simple como un cable Ethernet dañado podría evitar que la información se guarde adecuadamente. Muchas empresas suponen erróneamente que las copias de seguridad automáticas son inmunes a los contratiempos,Pero ese simplemente no es el caso. Las personas siempre deben verificar que los datos se respalden correctamente al menos mensualmente o cuando se implementa un nuevo archivo o programa.