¿Cuáles son los mejores consejos para la retención de registros electrónicos?
La retención de registros electrónicos no es más que configurar un sistema para hacer una copia de seguridad de datos importantes dentro de un lugar de trabajo, y la buena noticia es que gran parte se puede lograr automáticamente con la configuración adecuada. Sin embargo, muchas empresas cometen el error de hacer una copia de seguridad de sus valiosos documentos en varios servidores, lo que podría crear cientos o incluso miles de archivos duplicados que ocupan espacio y, en última instancia, ralentizan el servidor. Lo mismo puede decirse de las copias de seguridad tradicionales como el papeleo y los discos compactos: no tiene ningún sentido mantener copias de seguridad repetitivas una vez que se implementa un sistema de retención de registros electrónicos. Normalmente se busca un profesional con experiencia en tecnología de Internet para configurar dicho sistema, y dado que la copia de seguridad en línea normalmente forma parte del paquete de retención de registros electrónicos, la información debe protegerse para siempre.
Antes de implementar un programa de retención de registros electrónicos, es importante que los usuarios consideren exactamente qué necesita almacenarse en múltiples ubicaciones. Por ejemplo, los archivos comerciales a los que acceden muchos empleados durante todo el día deben guardarse en cada sistema informático individual, pero los archivos que tratan con antiguos clientes o la información fiscal deben guardarse de forma segura en una computadora central ya que este tipo de archivo rara vez se necesita. Otra función importante de un programa de retención de registros electrónicos es la capacidad de purgar archivos innecesarios después de un cierto período de tiempo para mantener la red general tan libre de desorden como sea posible. Estas tareas no solo ayudan a racionalizar la velocidad a la que se puede distribuir la información en todo el lugar de trabajo, sino que también establece estándares para que cada empleado se adhiera al tratar con los datos de la empresa.
Otro aspecto crítico de la retención de registros electrónicos es implementar una copia de seguridad automática que se produce a intervalos regulares, y esta tarea se puede configurar para ejecutarse semanalmente, diariamente o incluso por minutos cuando sea necesario. Además de colocar archivos en un servidor centralizado, muchas corporaciones también implementan copias de seguridad en unidades externas, unidades remotas o un disco compacto (CD) para garantizar que los datos siempre existan en dos ubicaciones separadas e independientes. Mientras que para muchos, este proceso parecería innecesario, una sobrecarga dentro de un circuito eléctrico podría borrar efectivamente cada disco duro dentro de una empresa. La copia de seguridad en línea se ha vuelto especialmente popular ya que los datos se almacenan dentro de una región geográfica diferente, por lo que incluso si un evento catastrófico como un huracán o un tornado destruyera cada pieza de hardware, la información de la compañía seguiría siendo segura.
Otro aspecto inteligente de la retención de registros electrónicos es verificar físicamente que las copias de seguridad tuvieron lugar, de hecho, porque algo tan simple como un cable Ethernet dañado podría evitar que la información se guarde correctamente. Muchas empresas suponen erróneamente que las copias de seguridad automáticas son inmunes a los contratiempos, pero ese simplemente no es el caso. Las personas siempre deben verificar que los datos estén debidamente respaldados al menos mensualmente o cada vez que se implemente un nuevo archivo o programa.