¿Cuáles son los mejores consejos para la contabilidad sin fines de lucro?
El funcionamiento de un negocio exitoso sin fines de lucro requiere una comprensión sólida de la ubicación y las regulaciones contables específicas de la organización. Construir un sistema de contabilidad sin fines de lucro que cumpla con los requisitos locales es una forma de cumplirlos. Un registro exhaustivo y ético de la actividad financiera también aumenta la precisión y la legalidad de la contabilidad sin fines de lucro.
Las organizaciones sin fines de lucro no necesitan solicitar la exención de impuestos, pero hacerlo puede aumentar los fondos disponibles para los objetivos de la organización. Los requisitos de exención son específicos de la región y deben consultarse para obtener información adicional. Recibir un estado sin fines de lucro no implica exención de impuestos federales en los Estados Unidos, por ejemplo.
Los departamentos de contabilidad sin fines de lucro deben tener en cuenta que los procedimientos de contabilidad varían según la ubicación geográfica. Muchas empresas estadounidenses utilizan los Principios de contabilidad generalmente aceptados, mientras que muchas empresas internacionales utilizan las Normas internacionales de información financiera. Los requisitos fiscales también varían según la región.
Mantener a alguien con antecedentes contables en el personal puede ser útil al configurar un sistema contable o presentar impuestos, pero las organizaciones sin este lujo pueden considerar completar auto tutoriales o contratar ayuda externa. Para aquellos que desean completar los formularios requeridos ellos mismos, las autoridades fiscales locales a menudo brindan tutoriales sobre formularios y procedimientos. Los contadores públicos certificados también pueden proporcionar mucha información sobre políticas y procedimientos.
Se requiere un buen mantenimiento de registros para una contabilidad exitosa. Tener estatutos, políticas organizacionales y requisitos impositivos accesibles para el gerente financiero puede ser útil. Algunos programas de software de contabilidad advertirán a los usuarios cuando les falta información, pero para aquellos que operan sin software, una lista de verificación de requisitos puede mantener a los empleados al tanto de los requisitos de procedimiento.
Conocer los requisitos fiscales específicos ayuda a las organizaciones a crear sistemas contables de apoyo también. Por ejemplo, las empresas sin fines de lucro en los Estados Unidos deben presentar un informe con el formulario 990 correspondiente cada año fiscal. El informe requerido contiene un estado de situación financiera, similar a un balance general, un estado de actividades, similar a un estado de resultados y un estado de flujos de efectivo. El 990 requiere información sobre cronogramas, contribuciones no en efectivo, bonos exentos de impuestos y salarios ejecutivos. Un sistema de contabilidad sin fines de lucro en los Estados Unidos, por lo tanto, podría modelarse alrededor de la información requerida en estos documentos fiscales específicos para facilitar los procedimientos de presentación.
Una diferencia importante en los procedimientos contables entre empresas con y sin fines de lucro implica la categorización de gastos e ingresos. Los ingresos exentos de impuestos a menudo se clasifican por tipo de apoyo, ya que el financiamiento sin fines de lucro puede provenir de una variedad de fuentes. Los gastos sin fines de lucro en ciertos lugares también deben estar etiquetados, para garantizar que los gastos de la organización utilicen los ingresos recaudados de manera adecuada.
El software de gestión financiera también puede proporcionar asistencia a los departamentos de contabilidad sin fines de lucro. Los paquetes de software apropiados para la contabilidad sin fines de lucro diferirán ligeramente del software utilizado en las empresas con fines de lucro. Por ejemplo, el software de contabilidad sin fines de lucro incluye la capacidad de clasificar los gastos con múltiples etiquetas y la capacidad de separar los ingresos y sus requisitos.