¿Cuáles son los mejores consejos para la gestión de la hoja de tiempo?
La administración de la hoja de tiempo puede ser una herramienta comercial útil que puede proporcionar una funcionalidad más allá del registro de las horas de los empleados para determinar cuánto pago se debe al final de un período contable. Un buen programa de gestión puede permitir a las compañías rastrear cuánto tiempo se dedica a tareas específicas, y puede facilitar el proceso de facturación y facturación para compañías que pueden manejar múltiples clientes a la vez. Los contratistas independientes y las personas que trabajan por cuenta propia también pueden encontrar útiles estas herramientas para rastrear la productividad personal, incluso si no utilizan una estructura de facturación por hora.
Históricamente, la hoja de tiempos permitía a los trabajadores anotar cuándo llegaban y salían del trabajo, a veces con el uso de un reloj de tarjeta perforada que podía registrar estos datos automáticamente. Si bien estas hojas aún están en uso, la administración de la hoja de tiempo puede ser mucho más compleja. Los empleados pueden iniciar y cerrar sesión para tareas específicas, por ejemplo, o pueden usar diferentes entradas para diferentes clientes y proyectos.
Utilizando una gestión más efectiva, las empresas pueden ver cuánto tiempo pasan los empleados en diversas tareas. Esto puede permitir a las empresas estimar con mayor precisión la programación y el tiempo de los proyectos. También puede crear una base para la comparación; Si la mayoría de los empleados terminan una tarea en seis horas, por ejemplo, las desviaciones de esa norma pueden ser un tema de interés. Para la gestión interna, el seguimiento detallado de la hoja de tiempo puede ser un movimiento beneficioso para la eficiencia y la productividad.
Otro uso para la gestión de la hoja de tiempo es en la facturación, cuando las empresas facturan a los clientes en función de la mano de obra. Los empleados que trabajan en un proyecto pueden registrar sus horas a medida que avanzan, generando información para la factura del cliente y rastreando sus horas para sus propios cheques de pago. La gestión detallada de la hoja de tiempo también puede permitir que una empresa muestre a un cliente cuánto tiempo se dedicó a aspectos específicos de un proyecto, ya que los empleados pudieron notar la tarea al igual que el cliente.
Los programas de administración electrónica de hojas de tiempo pueden ser útiles para actividades de seguimiento de hojas de tiempo más avanzadas. Para fomentar el cumplimiento de los empleados, pueden ser útiles herramientas como tarjetas magnéticas o llaveros que se comunican con una unidad base, ya que pueden iniciar y cerrar sesión automáticamente a los empleados. Hablar con los miembros del personal sobre cómo usar el programa también puede ser beneficioso, ya que les permitirá informar de manera precisa y honesta sus horas desde el principio. Los departamentos de recursos humanos también pueden querer mostrar a los empleados cómo usar la administración de la hoja de tiempo para identificar y evitar las horas extraordinarias al monitorear sus horas y trabajar con un supervisor si surge un problema de programación.
Otra ventaja de la gestión electrónica de la hoja de tiempo es la capacidad de comunicarse y enviar notas internas. Las notas sobre la programación y las tareas se pueden mostrar en una hoja de tiempo para asegurarse de que los empleados las vean, especialmente si se produce un cambio en la programación. Los empleados también pueden recordarse mutuamente y coordinarse a través del sistema electrónico cuando colaboran en proyectos.