¿Cuáles son los mejores consejos para la implementación del flujo de trabajo?
El flujo de trabajo describe los pasos de un proceso. En la mayoría de los casos, el término se usa para describir un modelo de trabajo. Por ejemplo, un gerente en una compañía de seguros que espera mejorar la eficiencia podría analizar el flujo de trabajo, que incluye departamentos a través de los cuales pasa un reclamo, la velocidad a la que pasa un reclamo y la suavidad de la comunicación entre varios departamentos. Cuando un gerente practica la implementación del flujo de trabajo, él o ella está presentando un nuevo procedimiento en las operaciones diarias de una organización. Los mejores consejos para la implementación del flujo de trabajo normalmente incluyen un plan o modelo que aborda las deficiencias pasadas, la inclusión de nuevas tecnologías y la capacitación de los empleados.
para asegurarse de que valga la pena la implementación de una nueva implementación de flujo de trabajo, un gerente debe ser consciente de cómo un sistema pasado fue defectuoso. En la mayoría de los casos, el flujo de trabajo no es efectivo cuando resulta en desechos y mayores costos. Tiempo perdido entre etapas de un proceso, comunicación poco clara entre departamentos y conjuntos de datos que contraenDict entre sí pueden ser síntomas de un modelo de flujo de trabajo que funcione mal. Estos problemas ralentizan la producción, dan como resultado mano de obra mal utilizada y tecnología que no se utiliza para un efecto óptimo.
Un gerente que practica la implementación del flujo de trabajo debería enumerar los problemas existentes y ubicar en qué parte de un sistema están ocurriendo estos problemas. En algunos casos, crear nuevos protocolos puede reducir los errores numéricos y las instancias de información inexacta. La eficiencia de los procesos a menudo puede mejorar con la introducción de la nueva tecnología.
Un buen consejo para los gerentes que tratan con procesos complejos es introducir software que permita el flujo de trabajo automatizado. Este método de implementación de flujo de trabajo requiere que un administrador cree un modelo de proceso que luego pueda ingresar en un programa de computadora. La mayoría del software permite a los usuarios acceder a documentos de plantilla y les permite personalizar las interfaces para satisfacer las necesidades de una organización. AuEl flujo de trabajo tomado es especialmente útil en contextos en los que los documentos pasan por etapas similares día tras día, lo que permite un flujo de trabajo ordenado y eficiente.
con la implementación del flujo de trabajo viene la necesidad de capacitar a los empleados. Muchos gerentes descubren que la mayoría de los trabajadores aceptan nuevos modelos de flujo de trabajo si están hechos para comprender cómo un nuevo modelo puede ser más eficiente que un proceso antiguo. Algunos trabajadores pueden ser resistentes al principio, aunque las técnicas básicas de liderazgo y motivación comercial a menudo pueden ser efectivas para ayudarlos a adoptar nuevas prácticas.
Los gerentes que implementan nuevos modelos de flujo de trabajo deben hacerlo lentamente, permitiendo a los trabajadores mucho tiempo para aprender nuevas tecnologías. El dominio de los empleados en el uso de nuevas tecnologías debe evaluarse antes de la implementación completa. Del mismo modo, los nuevos modelos de flujo de trabajo a menudo deben ajustarse en base a prueba y error. Esto significa que un gerente puede beneficiarse de pilotear un proceso en áreas más pequeñas y luego expandir gradualmente la implementación.