¿Cuáles son los diferentes tipos de aplicación de gestión de activos?
Las organizaciones utilizan una aplicación de gestión de activos para rastrear activos, controlar el inventario y planificar actualizaciones o reemplazos de activos físicos. Cada tipo de aplicación de gestión de activos suele ser una ubicación centralizada que alberga información detallada sobre los activos de la empresa. El aumento de los medios electrónicos en el sector empresarial ha llevado al desarrollo de software que también rastrea los activos digitales. Hacer un seguimiento de los activos en el hogar es otro tipo de aplicación de administración de activos diseñada para uso personal.
Los activos de la compañía son recursos tangibles y pueden incluir equipos de TI, equipos de oficina, vehículos y propiedades inmobiliarias. Los activos digitales pueden incluir logotipos de la empresa, grabaciones de audio o video y archivos que se almacenan electrónicamente en los sistemas de redes comerciales. Una lista de bienes personales puede incluir muebles, antigüedades y joyas caras.
El uso de una aplicación de gestión de activos puede proporcionar una contabilidad en tiempo real del patrimonio neto de la compañía en términos de bienes inmuebles y activos físicos. Prácticamente todos los tipos de activos tangibles que son valiosos para la empresa se mantienen en una aplicación de gestión de activos. La aplicación de gestión también puede ayudar a una empresa a realizar un seguimiento del ciclo de vida de los activos. Esto puede ayudar a identificar cuándo y si es necesario un reemplazo.
Hay varias características clave en una aplicación de gestión de activos. La información detallada almacenada puede rastrear los registros de mantenimiento y las garantías del equipo. Algunos programas de gestión de activos también pueden tener un sistema de código de barras que facilita la identificación de la ubicación de un activo. La mayoría de las aplicaciones también pueden incluir una función de informes que puede ser utilizada por diferentes departamentos.
Las pequeñas empresas suelen utilizar software de gestión de activos estándar para rastrear activos. El software también puede usarse para mantener niveles de inventario, registros de ventas y funciones de contabilidad relacionadas. Este tipo de información es generalmente necesaria al completar declaraciones de ingresos e impuestos. Estas aplicaciones suelen ser menos costosas para una empresa que tiene un presupuesto pequeño, pero que aún necesita la capacidad de administrar su inventario y realizar un seguimiento de los activos.
Para las grandes empresas, se podría usar un sistema más sofisticado para manejar un mayor volumen de activos que podrían estar en múltiples ubicaciones. Por lo general, el software también puede proporcionar una contabilidad detallada de todos los activos que posee la empresa. La información es generalmente la misma que con el software para pequeñas empresas, con la excepción de categorías de activos más amplias y la capacidad de obtener más información.
Los activos que están fuera de lugar pueden erosionar el potencial de rentabilidad de un negocio. El uso de aplicaciones de gestión de activos puede aumentar los niveles de productividad empresarial. Tener una base de datos centralizada de activos puede reducir la cantidad de tiempo que los empleados buscan inventario o activos cuando realizan ciertas tareas.
Las aplicaciones de gestión de activos para uso doméstico pueden mantener un inventario de activos para fines de seguro o al mudarse. Una persona puede tener una lista de artículos como joyas, artículos electrónicos y colecciones de arte. La información de cuándo se compró cada artículo y el valor aproximado puede estar disponible si un artículo se pierde o es robado.