¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas de front office?
En el mundo de los negocios y las finanzas, la oficina de atención al público generalmente describe todas las funciones que implican la interacción con el cliente. Por ejemplo, en un escenario minorista, las funciones de front office pueden incluir transacciones de ventas, recursos informativos y todas las actividades de servicio al cliente. En un contexto bancario, los sistemas de front office son similares a los del comercio minorista, ya que se centran en el servicio al cliente, aunque en lugar de vender productos y servicios, los banqueros pueden recopilar información sobre el estado financiero y el historial crediticio de los clientes. Los sistemas de front office son programas informáticos que permiten a los trabajadores de front office realizar sus trabajos. En el comercio minorista, un buen ejemplo de un sistema de front office es una caja registradora que transfiere automáticamente los datos de ventas a los sistemas de back office.
Los sistemas de recepción están, en la mayoría de los casos, conectados a otros departamentos y oficinas dentro de un establecimiento. Los bancos, por ejemplo, pueden incluir sistemas en sus oficinas principales donde los banqueros pueden ingresar solicitudes de clientes para préstamos y cuentas. Luego, los individuos en una oficina administrativa acceden a esta información para realizar verificaciones de crédito y garantizar la validez de la información. Luego, las solicitudes pueden pasarse a gerentes u otros funcionarios de alto nivel que puedan aprobar o rechazar las solicitudes.
En el comercio minorista, es común encontrar sistemas de oficina que permitan a los cajeros y otros representantes de servicio al cliente realizar transacciones de ventas, buscar información sobre productos, como costos, fechas de venta y números de inventario, y realizar cambios en las cuentas de los clientes. La información registrada en estos sistemas a menudo está disponible para los profesionales de los departamentos de marketing, contabilidad y finanzas. Estos profesionales de back office utilizan la información ingresada en los sistemas de front office para generar registros de ventas y perfiles de clientes.
También es común encontrar sistemas de front office en la industria hotelera. Los recepcionistas de los hoteles, por ejemplo, utilizan los programas de programación de la oficina principal para hacer reservas. Los gerentes de restaurantes también pueden usar estos programas para tomar decisiones sobre cómo contratar personal en cada turno y cuánta comida pedir a los proveedores.
Las empresas con fuerte presencia en Internet pueden tener sistemas de front office que incluyen interfaces de clientes. Por ejemplo, los clientes que solicitan zapatos en línea pueden ir a un sitio web donde ingresan su información de contacto y pago y solicitan los productos de su elección. Esta información se carga automáticamente en los sistemas de back office que permiten a los profesionales de inventario enviar pedidos y a los profesionales de finanzas registrar las transacciones.
En los escenarios minoristas y bancarios convencionales donde los clientes compran en establecimientos físicos, es común que los propietarios y gerentes compren sistemas que implementan en sus sistemas comerciales actuales. Los sistemas a menudo incluyen software y hardware, como cajas registradoras y escáneres de códigos de barras. Otros tipos de organizaciones, como las empresas de Internet, pueden suscribirse a los sistemas de software como servicio a los que pueden acceder por una tarifa sin tener que comprometerse con la propiedad.