¿Cuáles son los diferentes tipos de papel de factura?
Las facturas se utilizan en diversas industrias como una forma de solicitar el pago de una parte involucrada en una transacción comercial. Si bien el tipo de papel de factura utilizado generalmente depende de la empresa que emite la factura, hay algunos tipos que son particularmente buenos para ciertas industrias. Los tipos comunes de papel de factura van desde papel de impresora normal que es perfecto para una factura por correo electrónico, hasta varios tipos de plantillas de factura que se pueden comprar en una tienda de suministros de oficina.
Muchas personas optan por utilizar facturas electrónicas, en cuyo caso ni siquiera necesitan ser impresas. Se pueden crear utilizando software de facturación, o incluso solo hojas de cálculo generales que existen en la computadora típica, y luego enviarse por correo electrónico. Si se necesita hacer una copia impresa, se puede imprimir una factura en papel de impresora normal para el mantenimiento de registros. Por lo tanto, el papel de factura específico no siempre es necesario.
Por otro lado, algunas empresas requieren que las facturas se creen en el acto. Por ejemplo, los contratistas generalmente hacen cálculos mientras se encuentran en el sitio de su próximo proyecto y escriben la información de la factura frente al cliente. En tales casos, es necesario un bloc de facturas en blanco, en cuyo momento el tipo de papel de factura utilizado se vuelve importante.
Un tipo de libro de facturas en blanco que se puede comprar contiene papel carbón, que presenta una hoja de tinta seca unida con cera. Cuando se coloca debajo de una hoja de papel, y encima de otra hoja, permite que la tinta del papel superior se filtre hacia abajo, creando una copia. El original se puede entregar al cliente de inmediato, lo que permite a la empresa mantener la nueva copia para fines de mantenimiento de registros sin tener que usar una máquina copiadora. Este tipo de papel de factura a menudo se considera obsoleto, pero algunas empresas se han apegado a este método probado y verdadero durante años, y continúan usándolo.
A pesar de la utilidad del papel carbón, tiende a manchar las manos cuando se maneja, por eso el papel de factura sin carbón lo ha reemplazado en su mayoría. La mayoría de los libros de facturas que se venden en las tiendas de suministros de oficina contienen papel para facturas sin carbón, y generalmente presentan dos o tres formas. Los libros con dos formas diferentes presentan una copia en blanco, que es el original que a menudo se entrega al cliente, y una copia en amarillo, que generalmente se guarda como registro. Aquellos con tres formularios incluyen una copia rosada además de blanca y amarilla, que proporciona una copia adicional de la factura que generalmente se entrega a las cuentas por cobrar, si corresponde.